Checklist para organizar un Concierto de Año Nuevo

Organizar un Concierto de Año Nuevo exige coordinar música, público, artistas y recepción sin dejar cabos sueltos. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y después cierra el programa, las asociaciones participantes, los directores y los solistas. La venta de entradas, los ensayos y la técnica necesitan plazos propios; si se dejan para la última semana, cualquier cambio afecta a todo el equipo. Esta checklist reúne 85 tareas y 58 materiales para avanzar en el orden adecuado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Elaborar el programa del concierto
3 personas
Confirmar las asociaciones participantes
2 personas
Confirmar a los directores y solistas
2 personas
Fijar las fechas de los ensayos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
2 personas
Fijar los precios de entrada
2 personas
Montar la venta de entradas
2 personas
Diseñar folletos del programa
2 personas
Imprimir folletos del programa
Asignar voluntarios
2 personas
Realizar pedidos de catering
2 personas
Recopilar las partituras
3 personas
Preparar las partituras para los directores
2 personas
Coordinar la técnica
3 personas
Reservar micrófonos
Preparar fichas de consumición
2 personas
Preparar la bandeja de caja
Probar el dispositivo de pago
Publicar la ruta
Publicar información de estacionamiento
Enviar la información de los artistas
2 personas
Preparar la zona de recepción
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Colocar los atriles
3 personas
Montar el espacio para instrumentos
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Montar la mesa de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
Despejar las rutas de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Indicar a los visitantes sus lugares
3 personas
Anunciar el concierto
Coordinar los cambios de escenario
4 personas
Operar los micrófonos
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el catering del descanso
3 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Supervisar la sala
2 personas
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas

Seguimiento

Reunir los instrumentos de forma segura
4 personas
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
Apagar la iluminación
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barra
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar las llaves del lugar
Devolver el material prestado
2 personas
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Guardar de forma segura los ingresos de caja
2 personas
Recopilar facturas y recibos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Archivar el material fotográfico y de vídeo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 180
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Perchascant. 200
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 120
Bandejascant. 120
Platos para postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarrascant. 20

Equipo

Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Amplificador
Atriles de músicacant. 70
Atriles de directorcant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Luces del escenariocant. 6
Luces decorativascant. 12

Decoración

Guirnaldas de Año Nuevocant. 10
Decoración de mesacant. 12
Estrellas luminosascant. 20
Atriles para programascant. 4

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cajas de bebidascant. 8
Bandejas de servircant. 20
Bandejas para barbacoacant. 4
Papeleracant. 8
Cajón de la caja registradora
Terminal de pago
Tiquets de consumocant. 1000
Folletos del programacant. 200
Tarjetas de nombrecant. 80
Bolígrafoscant. 20
Reciboscant. 4
Compras

Limpieza

Escobacant. 2
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Soportes para bolsas de basuracant. 8

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y el programa antes de abrir la venta de entradas. Así puedes fijar precios, preparar la información del público y evitar cambiar folletos o anuncios después.
Programa los ensayos con varias semanas de margen y recopila las partituras antes del primer ensayo. Prepara una copia para cada director y solista, además de los atriles necesarios para el escenario.
No dejes la técnica para el día del concierto: prueba micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, amplificador y cables durante un ensayo completo. Coloca alfombrillas para cables donde atraviesen zonas de paso.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el catering con tiempo. Para el servicio, comprueba que haya copas, vasos, tazas, platos, bandejas, jarras y utensilios suficientes para el número previsto de asistentes.
Asigna voluntarios por función y no solo por turno: entradas, guardarropa, catering, caja y orientación del público. Publica la ruta y el aparcamiento junto con la información de los artistas para reducir preguntas en la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Año Nuevo?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. La fecha, el lugar, el programa, los artistas y los ensayos deben quedar encaminados antes de lanzar las invitaciones y la venta de entradas.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando el programa, los precios, la ubicación y la información básica del concierto estén confirmados, idealmente entre 4 y 8 semanas antes. Evita vender entradas mientras aún puedan cambiar los participantes principales.
¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?: Haz una prueba completa durante un ensayo técnico, como mínimo 1-2 días antes, y una comprobación final el mismo día. Revisa micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, amplificador, cables y baterías de repuesto.
¿Cuánto catering necesito para un Concierto de Año Nuevo?: Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 5-10% para imprevistos. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido y confirma el servicio varios días antes del concierto.

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