Checklist voor een goed georganiseerd nieuwjaarsconcert

Een nieuwjaarsconcert vraagt om meer dan muzikanten en een zaal. Je moet het programma, de techniek, de ontvangst en de catering op elkaar afstemmen, zodat de avond rustig begint en het publiek weet wat het kan verwachten. Gebruik deze checklist als volgorde: leg eerst datum, locatie en programma vast, regel daarna artiesten en techniek en werk in de laatste week de praktische details af. Vooral stoelenplannen, dieetwensen, partituren en geluidskabels worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Muzikanten vastleggen
2 personen
Techniekbehoefte inventariseren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Leveringen reserveren
Techniek reserveren
Muziek en partituren verzamelen
2 personen
Stoelenplan maken
2 personen
Programma afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routebeschrijving delen
Laatste aanmeldingen verwerken
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Partituren klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Programma en zaal controleren
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
Deuren openen
3 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Concertbegeleiding verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Zaal en artiesten begeleiden
2 personen
Licht tijdens concert bedienen
Geluid tijdens concert bedienen
Nieuwjaarsproost voorbereiden
3 personen
Proostmoment serveren
4 personen
Gasten uitgeleide doen
3 personen
Jassen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Lichtinstallatie afbouwen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
Gasten bedanken
Muzikanten bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Muzikantenstoelenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Gebaksbordjesaantal 100
Dessertvorkjesaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Decoratie

Nieuwjaarsballonnenaantal 40
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Vaasjesaantal 10
Kunstbloemenaantal 20
Kaarsenhoudersaantal 12
LED-kaarsenaantal 24

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 2
Luidsprekerkabelsaantal 4
Microfoonkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Actieve piano
Pianobank

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Snoerdimmersaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Broodmessenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koelelementenaantal 16

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 3

Overig

Entreebord
Programma'saantal 100
Naamkaartjesaantal 20
Pennenaantal 10
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Gaffer tapeaantal 4
Klemmenaantal 20
Opbergkrattenaantal 12
Paraplubak
EHBO-doos

Tips

Reserveer de locatie en muzikanten zodra datum en programma vaststaan. Plan daarna een apart moment om de techniekbehoefte te controleren: actieve speakers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen en kabels moeten bij de bezetting passen.
Stuur uitnodigingen ruim vóór het concert en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf. Dan heb je tijd om naamkaartjes, het stoelenplan, programma’s en cateringhoeveelheden op basis van het werkelijke aantal bezoekers te maken.
Vraag dieetwensen uiterlijk een week voor het concert uit. Tel vervolgens niet alleen hapjes en dranken, maar ook wijnglazen, waterglazen, koffiekopjes, gebaksbordjes en serveerbestek mee voor het verwachte bezoekersaantal.
Maak de zaalindeling vóór de opbouw: publieksstoelen, muzikantenstoelen, muzieklessenaars, buffettafels en kledingrekken hebben elk ruimte nodig. Controleer ook looproutes en leg kabelmatten over kabels waar publiek of vrijwilligers langs moeten.
Gebruik de laatste dag voor voorraad, boodschappen, koelen en voorbereiden; houd de concertdag vrij voor opbouw en controles. Open de locatie op tijd, test elke microfoon en speaker afzonderlijk en controleer vóór binnenkomst van gasten de zaal, stoelen, verlichting en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarsconcert organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur enkele maanden vooraf vast, zeker als je muzikanten en techniek moet reserveren. Verstuur de uitnodigingen daarna ruim vóór het concert en verwerk de laatste aanmeldingen uiterlijk enkele dagen van tevoren.
Wanneer moet ik de catering voor een nieuwjaarsconcert bestellen?: Verzamel dieetwensen en het verwachte aantal gasten uiterlijk een week vooraf. Reserveer leveringen zodra de aantallen voldoende stabiel zijn en controleer de voorraad opnieuw op de dag vóór het concert.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een nieuwjaarsconcert?: Plan minimaal 2 uur vóór de ontvangst voor het opbouwen en testen van speakers, mengpaneel, microfoons, statieven en kabels. Test iedere microfoon en ingang afzonderlijk en houd extra tijd voor het programma en de partituren.
Wanneer maak ik het stoelenplan voor een nieuwjaarsconcert?: Maak het stoelenplan uiterlijk enkele dagen vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is. Controleer het op de concertdag opnieuw nadat muzikantenstoelen, muzieklessenaars en buffettafels zijn geplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.