Organiser un concert du Nouvel An : la checklist complète

Un concert du Nouvel An demande de coordonner la salle, les musiciens, la technique et l’accueil sans laisser les derniers détails au 1er janvier. Cette checklist de 75 tâches vous guide de la fixation du programme jusqu’à l’ouverture des portes. Elle couvre aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, le plan de salle, les boissons et le matériel de scène. Suivez l’ordre proposé pour repérer assez tôt ce qui dépend d’un prestataire ou du nombre de participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver les musiciens
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver les livraisons
Réserver la technique
Rassembler la musique et les partitions
2 personnes
Établir le plan des sièges
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager l’itinéraire
Traiter les dernières inscriptions
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Préparer les partitions
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Vérifier le programme et la salle
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Assurer l’accompagnement du concert
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Encadrer la salle et les artistes
2 personnes
Gérer l’éclairage pendant le concert
Gérer le son pendant le concert
Préparer le toast du Nouvel An
3 personnes
Servir le moment du toast
4 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Retourner les manteaux
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Démonter la sono
3 personnes
Démonter l'installation d'éclairage
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Remercier les invités
Remercier les musiciens

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Tables de buffetqté 3
Chaises de musicienqté 8
Pupitres de musiqueqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 90
Cuillères à caféqté 90
Assiettes à pâtisserieqté 100
Fourchettes à dessertqté 100
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Ballons du Nouvel Anqté 40
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Petits vasesqté 10
Fleurs artificiellesqté 20
Bougeoirsqté 12
Bougies LEDqté 24

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Piano actif
Banc de piano

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Gradateurs à câbleqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Couteaux à painqté 2
Planches à découperqté 3
Pains de glaceqté 16

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants en caoutchoucqté 6
Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 3

Autre

Panneau d’entrée
Programmesqté 100
Badges nominatifsqté 20
Stylosqté 10
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Attaches-câblesqté 100
Ruban gafferqté 4
Pincesqté 20
Caisses de rangementqté 12
Porte-parapluies
Trousse de premiers secours

Conseils

Réservez la salle, les musiciens et la technique dès que la date et le programme sont fixés : ces trois éléments conditionnent ensuite les invitations, le plan de salle et l’installation.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis calculez les quantités de catering à partir du nombre confirmé. Reprenez les inscriptions une dernière fois avant les achats.
Préparez la régie avec une liste précise des besoins : table de mixage, microphones sans fil, pieds, boîtiers DI, câbles, rallonges et multiprises. Ajoutez des passe-câbles pour sécuriser les circulations.
Ne gardez pas l’accueil pour la dernière heure : imprimez le programme, préparez les badges nominatifs et répartissez les bénévoles avant le jour du concert.
Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour vérifier la salle, installer les chaises de musicien et les pupitres, refroidir les boissons et disposer verres, vaisselle et buffet avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert du Nouvel An ?: Commencez dès que possible, idéalement plusieurs mois avant la date prévue. Les réservations de la salle, des musiciens et de la technique doivent être confirmées avant l’envoi des invitations.
Combien de temps avant envoyer les invitations ?: Envoyez-les après confirmation du programme, du lieu et des principaux besoins techniques. Prévoyez une relance avant la clôture des inscriptions et traitez les dernières réponses avant de calculer le catering.
Quand faire les achats pour un concert du Nouvel An ?: Faites les courses après le dernier point sur les inscriptions et les stocks, généralement quelques jours avant l’événement. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille ou le jour même selon leur conservation.
Que vérifier le jour du concert du Nouvel An ?: Ouvrez la salle suffisamment tôt pour contrôler l’installation, les sièges, les pupitres, la sonorisation, les câbles et l’accueil. Terminez la vérification avant l’arrivée des premiers invités, avec les programmes et badges prêts.

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