Checklist para organizar un Concierto de Año Nuevo

Un Concierto de Año Nuevo combina un programa musical, una recepción y bastante coordinación técnica. Esta checklist reúne las tareas en el orden en que conviene hacerlas, desde fijar la fecha y contratar a los músicos hasta revisar la sala antes de abrir. También contempla las inscripciones, las preferencias dietéticas, el plano de asientos, el catering y el montaje de sonido. Así puedes detectar con tiempo lo que suele quedar para el último día: cables, partituras, copas, carteles y voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Contratar músicos
2 personas
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar suministros
Reservar técnica
Reunir música y partituras
2 personas
Hacer el plano de asientos
2 personas
Imprimir el programa
Preparar tarjetas de nombre
Asignar voluntarios
2 personas
Compartir las indicaciones
Procesar las últimas inscripciones
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Preparar las partituras
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Recibir a los músicos
2 personas
Comprobar el programa y la sala
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Instruir a los guías de público
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Recibir abrigos
2 personas
Dar la bienvenida
Encargarse de la asistencia al concierto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Coordinar la sala y los artistas
2 personas
Controlar la iluminación durante el concierto
Controlar el sonido durante el concierto
Preparar el brindis de Año Nuevo
3 personas
Servir el brindis
4 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Devolver abrigos
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Llevar los materiales al almacén
3 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Devolver los materiales prestados
2 personas
Agradecer a los invitados
Agradecer a los músicos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 8
Percheroscant. 2
Mesas de buffetcant. 3
Sillas para músicoscant. 8
Atriles de músicacant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 100
Tazas de cafécant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Platos de postrecant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Globos de Año Nuevocant. 40
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Jarroncitoscant. 10
Flores artificialescant. 20
Portavelascant. 12
Velas LEDcant. 24

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cajas DIcant. 2
Cables de altavozcant. 4
Cables de micrófonocant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Piano activo
Banco de piano

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Reguladores de cablecant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 6
Cuchillos de pancant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Acumuladores de fríocant. 16

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de gomacant. 6
Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 3

Otros

Cartel de entrada
Programascant. 100
Tarjetas de nombrecant. 20
Bolígrafoscant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 4
Abrazaderascant. 20
Cajas de almacenamientocant. 12
Paragüero
Botiquín de primeros auxilios

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas entre el envío y el cierre de inscripciones para poder calcular el catering y preparar el plano de asientos.
Confirma las necesidades técnicas con los músicos con 3 o 4 semanas de antelación. Comprueba que haya suficientes sillas y atriles, además de micrófonos, cajas DI, cables, regletas y alfombrillas para cables.
Calcula las cantidades de catering después de cerrar las inscripciones, no solo según el aforo de la sala. Recoge las preferencias dietéticas y reserva los suministros con varios días de margen.
Prepara el material impreso antes de la víspera: programa, tarjetas de nombre, indicaciones y plano de asientos. Lleva algunas copias adicionales, por ejemplo un 10 % más que el número de asistentes confirmado.
Reserva un bloque de montaje de al menos 2 horas antes de recibir al público. En ese tiempo se pueden enfriar las bebidas, colocar vajilla y copas, probar el sonido, revisar la sala y asignar a los voluntarios sus puestos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Año Nuevo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan músicos contratados y necesitas reservar sala y técnica. Las invitaciones deberían salir al menos 3 semanas antes del concierto, con una fecha de cierre de inscripciones.
¿Cuándo se calcula el catering para un Concierto de Año Nuevo?: Haz el cálculo cuando falten entre 5 y 7 días y ya conozcas las últimas inscripciones y preferencias dietéticas. Añade un margen del 10 % para cubrir cambios de última hora sin comprar cantidades excesivas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el sonido y la sala?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura; con varios músicos o una mesa de mezclas, calcula 3 horas. La prueba debe incluir altavoces, micrófonos, cables, alimentación eléctrica y recorridos protegidos para el público.
¿Qué se prepara el día anterior al concierto?: Deja listos el programa, las tarjetas de nombre, el plano de asientos, las indicaciones, las partituras y la decoración. Comprueba también el inventario y enfría las bebidas si el espacio permite conservarlas durante la noche.

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