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Neujahrskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Neujahrskonzert braucht mehr Vorbereitung als nur Musiker und einen reservierten Saal. Du musst Sitzplan, Technik, Noten, Einladungen, Catering und Helfer so koordinieren, dass am Veranstaltungstag nichts gesucht oder nachbestellt werden muss. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zur Saalkontrolle am Konzerttag. Besonders leicht vergessen werden Anmeldefristen, Ernährungswünsche, gekühlte Getränke und die Prüfung aller Kabel und Mikrofone.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Musiker festlegen

    2 Personen

  • Technikbedarf erfassen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Lieferungen reservieren

  • Technik reservieren

  • Musik und Noten sammeln

    2 Personen

  • Bestuhlungsplan erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung teilen

  • Letzte Anmeldungen bearbeiten

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Notenblätter bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Lichttest durchführen

    2 Personen

  • Musiker empfangen

    2 Personen

  • Programm und Saal prüfen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Publikumsbetreuer instruieren

    2 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Konzertbegleitung übernehmen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Saal und Künstler begleiten

    2 Personen

  • Licht während des Konzerts bedienen

  • Ton während des Konzerts steuern

  • Neujahrsanstoß vorbereiten

    3 Personen

  • Anstoßen servieren

    4 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Jacken zurückgeben

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage abbauen

    2 Personen

  • Instrumente einpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Materialien ins Lager bringen

    3 Personen

  • Gemietete Geräte zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückgeben

  • Geliehene Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Gäste bedanken

  • Musiker bedanken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 3
  • MusikerstühleAnz. 8
  • NotenpulteAnz. 8

Geschirr

  • WeingläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 90
  • TortenplattenAnz. 100
  • DessertgabelnAnz. 100
  • ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

  • NeujahrsballonsAnz. 40
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • VasenAnz. 10
  • KunstblumenAnz. 20
  • KerzenhalterAnz. 12
  • LED-KerzenAnz. 24

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 2
  • LautsprecherkabelAnz. 4
  • MikrofonkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8
  • Aktives Klavier
  • Klavierbank

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • KabeldimmerAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12
  • ZangenAnz. 6
  • BrotmesserAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 16

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • GummihandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfalltrennbehälterAnz. 3

Sonstiges

  • Eingangsschild
  • ProgrammeAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 20
  • StifteAnz. 10
  • KlebebandAnz. 6
  • SchereAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • KlemmenAnz. 20
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • Regenschirmständer
  • Erste-Hilfe-Kasten

Tipps

  • Lege Programm, Datum und Saal mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Musiker, Raum und Technik lassen sich kurzfristig oft nicht mehr gemeinsam abstimmen.
  • Plane die Technik nicht nur nach dem Saal, sondern nach dem Programm: Prüfe aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen und die benötigte Kabellänge mindestens 3 Wochen vorher.
  • Setze eine klare Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Konzert. Erst danach kannst du Cateringmengen, Sitzplätze, Namensschilder und besondere Ernährungswünsche zuverlässig abschließen.
  • Bereite den Saal am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor Beginn vor. Stelle Musikerstühle und Notenpulte auf, kontrolliere den Bestuhlungsplan und sichere Kabel mit Kabelmatten.
  • Kühle Getränke spätestens 4 Stunden vor dem Einlass und rechne für das erste Konzertstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Stelle Wasser, Weingläser, Kaffeetassen sowie Servierbesteck getrennt vom Buffet bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Neujahrskonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Saal und Musikern. Technik, Einladungen und Catering sollten spätestens 3 Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wann soll ich die Einladungen für ein Neujahrskonzert verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Termin. Lege eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Konzert fest, damit du Mengen und Sitzplan rechtzeitig anpassen kannst.
Wie viel Catering brauche ich für ein Neujahrskonzert?
Berechne die Speisen erst nach Ablauf der Anmeldefrist und plane zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Getränke kannst du im ersten Stundenabschnitt 2 bis 3 pro Person kalkulieren; Wasser sollte während des gesamten Konzerts verfügbar sein.
Wann muss ich die Technik für ein Neujahrskonzert prüfen?
Erfasse den Technikbedarf mindestens 3 Wochen vorher und reserviere die Ausstattung danach. Öffne am Veranstaltungstag 3 Stunden vor Beginn den Saal und teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Stromanschlüsse vor dem Einlass.

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