Nieuwjaarsconcert organiseren: checklist en planning

Een nieuwjaarsconcert vraagt om meer dan een programma en een podium. Je regelt tegelijk de muzikanten, publieksruimte, techniek, catering en ontvangst. Begin met bevestigingen en reserveringen, werk daarna de zitplaatsen en aantallen uit en plan de praktische opbouw vlak voor de uitvoering. Deze checklist helpt je de 68 taken in een logische volgorde af te werken, inclusief controles die vaak pas op de concertdag worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Reserveringen maken
Muzikanten bevestigen
Repertoire afstemmen
2 personen
Technische wensen opvragen
Locatiegegevens controleren
Plattegrond publieksruimte maken
2 personen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Catering aantallen berekenen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Decoratie sorteren
2 personen

Event

Apparatuur klaarzetten
3 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
5 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziekinstrumenten opstellen
4 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Ingang inrichten
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concertdeel één begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
5 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Concertdeel twee begeleiden
3 personen
Nieuwjaarsmoment aankondigen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Borrel serveren
5 personen
Achtergrondmuziek afspelen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Tafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 180
Barkrukkenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Dessertbordenaantal 180
Gebaksbordjesaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Koffielepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Serveerschalen met dekselaantal 6
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
DI-boxenaantal 2
Audio-kabelsetsaantal 4
Kabelgotenaantal 10
Laptop
USB-stickaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Nieuwjaarsballonnenaantal 100
Gouden ballonnenaantal 50
Zilveren ballonnenaantal 50
Ballonnenpompaantal 2
Feestelijke tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Nieuwjaarsbannersaantal 4
Tafeldecoratieaantal 18

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveerplateausaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag technische wensen van muzikanten uiterlijk 3 weken vooraf op. Controleer daarna of het mengpaneel, de actieve speakers, microfoons, DI-boxen en statieven bij elkaar passen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen zodra ze binnenkomen en sluit de aantallen 7 dagen voor het concert af. Gebruik die eindstand voor catering, zitplaatsen, glazen en servies.
Maak de plattegrond minimaal 1 week vooraf en tel stoelen, tafels en garderobehangers per ruimte. Houd een kleine reserve vrij voor bezoekers die niet op de oorspronkelijke indeling passen.
Plan de techniektest niet alleen op de concertdag. Test microfoons, muzieklessenaars, kabels en stekkerdozen minstens 2 uur voor aanvang, met iemand in de publieksruimte om het geluid te controleren.
Print het draaiboek en de bezoekerslijst uiterlijk de dag ervoor. Leg tijdens de opbouw ook waterkannen, glazen, koffie- en theeservies klaar; juist deze ontvangstmaterialen worden vaak vergeten als de aandacht naar het podium gaat.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een nieuwjaarsconcert versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor het concert. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk 7 dagen vooraf de catering en zitplaatsen kunt vastleggen.
Hoe lang van tevoren moet het programma van een nieuwjaarsconcert definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk 2 weken voor de uitvoering definitief. Geef muzikanten en vrijwilligers daarna het repertoire, de volgorde en eventuele wijzigingen door, zodat de laatste repetitie en techniektest gericht verlopen.
Wanneer test ik de techniek voor een nieuwjaarsconcert?: Plan de volledige techniektest minimaal 2 uur voor aanvang en reserveer extra tijd als meerdere microfoons of DI-boxen worden gebruikt. Controleer speakers, statieven, kabels en stroomaansluitingen zowel op het podium als achter in de zaal.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de concertzaal op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor stoelen, tafels, garderobe, apparatuur, catering en decoratie. Open de zaal pas nadat de plattegrond, bezoekerslijst, dranken en publieksruimte zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.