Checklist para organizar un Concierto de Año Nuevo
Organizar un Concierto de Año Nuevo requiere coordinar música, público, catering y equipo técnico en un orden claro. Empieza por las invitaciones y las inscripciones, y cierra cuanto antes el programa, el repertorio y las necesidades de los músicos. Después tendrás que confirmar el lugar, distribuir los asientos, calcular el catering y preparar sonido, atriles y micrófonos. Esta checklist reúne 68 tareas y 65 elementos para que no llegues al día del concierto con decisiones pendientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Hacer reservas
Confirmar músicos
Ajustar el repertorio
2 personas
Solicitar necesidades técnicas
Comprobar los datos del lugar
Crear el plano de la zona de público
2 personas
Distribuir los asientos
2 personas
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Asignar voluntarios
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Evento
Preparar el equipo
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
5 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar luces
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montar los instrumentos musicales
4 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera parte del concierto
3 personas
Servir bebidas del descanso
5 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Anunciar el momento de Año Nuevo
Responder preguntas del público
2 personas
Servir las bebidas
5 personas
Poner música de fondo
Coordinar la última actuación
3 personas
Despedir al público
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Empacar instrumentos
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 170
- Mesascant. 12
- Mesas plegablescant. 4
- Percheroscant. 3
- Perchas para el guardarropacant. 180
- Taburetes de barcant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 180
- Copas de vinocant. 180
- Tazas de cafécant. 120
- Platos de postrecant. 180
- Platos de postrecant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 180
- Cucharascant. 180
- Cucharillas de cafécant. 120
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Bandejas de servircant. 18
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Jarras de cafécant. 6
- Teterascant. 4
- Jarras de aguacant. 12
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Soportes para altavocescant. 2
- Atriles de músicacant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cajas DIcant. 2
- Juegos de cables de audiocant. 4
- Canaletas para cablescant. 10
- Portátil
- Memoria USBcant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Luces decorativascant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Bateríascant. 24
Decoración
- Globos de Año Nuevocant. 100
- Globos doradoscant. 50
- Globos plateadoscant. 50
- Bomba de globoscant. 2
- Manteles festivoscant. 12
- Porta-servilletascant. 12
- Banners de Año Nuevocant. 4
- Decoración de mesacant. 18
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 8
- Cucharonescant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Cubiterascant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Bandejas para servircant. 12
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de papel de cocinacant. 4
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa final y el repertorio antes de pedir el catering: el número de pausas y la duración del concierto determinan cuándo servir bebidas y aperitivos.
- Pide las necesidades técnicas a los músicos con al menos 2 semanas de antelación. Confirma cuántos micrófonos, atriles, cajas DI, cables y tomas eléctricas hacen falta.
- Calcula las cantidades de catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Reserva un margen del 5-10 % para cambios de última hora.
- Prepara el plano de la zona de público y la distribución de asientos antes de montar la sala. Cuenta también el espacio para guardarropa, mesas plegables, pasillos y soportes de altavoz.
- Haz la prueba técnica antes de abrir las puertas, no durante la llegada del público. Comprueba altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, cables alargadores y regletas, y deja impreso el plan de trabajo para los voluntarios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Año Nuevo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En ese periodo puedes enviar invitaciones, gestionar inscripciones, confirmar músicos, cerrar el repertorio y reservar el lugar sin depender de soluciones de última hora.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes?
- Fija una fecha límite entre 7 y 10 días antes del concierto. Usa ese número para calcular el catering, preparar la lista de visitantes, distribuir los asientos y comprobar cuántas sillas, vasos y cubiertos necesitas.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?
- Hazla el mismo día, al menos 2 horas antes de abrir la sala. Prueba cada micrófono, altavoz, entrada de la mesa de mezclas y conexión de los instrumentos, y deja tiempo para corregir ruidos o cables insuficientes.
- ¿Qué se prepara el día antes del concierto?
- El día anterior puedes enfriar las bebidas, comprobar la lista de la compra, clasificar la decoración, imprimir el plan de trabajo y preparar el equipo. Deja para el día del evento el montaje de mesas, la colocación de sillas, los aperitivos y la prueba técnica.
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