Neujahrskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst in der letzten Woche zusammentragen musst. Aktualisiere die Besucherliste nach jeder Rückmeldung und drucke sie vor dem Konzert aus.
• Bestätige Musiker, Repertoire und technische Anforderungen spätestens 14 Tage vorher. Frage dabei konkret nach Mikrofonen, DI-Boxen, Notenpulten und benötigten Anschlüssen, statt nur allgemein nach Technik zu fragen.
• Erstelle den Grundriss des Publikumsbereichs, bevor du Sitzplätze einteilst. Plane neben Stühlen und Tischen auch Platz für Garderobenständer, Lautsprecherstative und sichere Wege zu den Ausgängen ein.
• Berechne Catering und Geschirr anhand der bestätigten Gästezahl. Prüfe mindestens 3 Tage vorher, ob Wassergläser, Weingläser, Kaffeetassen, Dessertteller sowie Servierbesteck und Kannen vollständig vorhanden sind.
• Lege am Veranstaltungstag zuerst Ausrüstung, Drehbuch und Besucherliste bereit und öffne den Saal erst danach für den Aufbau. Kühle Getränke und bereite Snacks so vor, dass Techniktests und das Aufstellen der Tische nicht blockiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Neujahrskonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Einladungen, Reservierungen und der Musikerbestätigung. Spätestens 14 Tage vor dem Termin sollten Programm, Repertoire und technische Anforderungen feststehen.

Wann sollte das Programm für ein Neujahrskonzert feststehen?

Finalisiere das Programm mindestens 14 Tage vor dem Konzert. So bleibt noch Zeit, das Drehbuch zu drucken, das Repertoire mit den Musikern abzustimmen und Änderungen an Moderation oder Ablauf einzubauen.

Wie viele Getränke braucht man bei einem Neujahrskonzert?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser. Für einen Empfang von zwei Stunden solltest du zusätzlich Reserve einplanen und die genaue Menge nach der bestätigten Gästezahl berechnen.

Wann sollte man die Technik für ein Neujahrskonzert testen?

Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer und Kabel spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte außerdem ein kurzer Funktionstest vor dem Einlass stattfinden, damit Fehler nicht während des Konzerts auffallen.

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