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Organiser un concert du Nouvel An sans rien oublier

Un concert du Nouvel An demande de synchroniser la programmation, les musiciens, la salle, l’accueil et le catering. Cette checklist regroupe 68 tâches et 65 fournitures pour suivre l’organisation étape par étape. Commence par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis verrouille le programme, les réservations et la technique. La dernière semaine sert surtout à confirmer les détails, préparer la salle et répartir les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Finaliser le programme

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Confirmer les musiciens

  • Coordonner le répertoire

    2 personnes

  • Demander les besoins techniques

  • Vérifier les informations du lieu

  • Établir le plan de l’espace public

    2 personnes

  • Répartir les places assises

    2 personnes

  • Calculer les quantités de catering

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Commander le catering

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

  • Imprimer le déroulé

  • Imprimer la liste des visiteurs

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Trier la décoration

    2 personnes

Événement

  • Installer le matériel

    3 personnes

  • Ouvrir la salle

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    5 personnes

  • Libérer l’espace de la scène

    3 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Installer l’éclairage

    3 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    3 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Installer les instruments de musique

    4 personnes

  • Effectuer la balance technique

    3 personnes

  • Préparer les brochures du programme

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    4 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    3 personnes

  • Aménager l’entrée

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Gérer le vestiaire

    2 personnes

  • Faire le discours d’ouverture

  • Encadrer la première partie du concert

    3 personnes

  • Servir les boissons de pause

    5 personnes

  • Réapprovisionner les en-cas

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Encadrer la deuxième partie du concert

    3 personnes

  • Annoncer le moment du Nouvel An

  • Répondre aux questions du public

    2 personnes

  • Servir l’apéritif

    5 personnes

  • Diffuser de la musique d’ambiance

  • Encadrer la dernière représentation

    3 personnes

  • Accompagner le public à la sortie

    3 personnes

  • Fermer le vestiaire

    2 personnes

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Emballer les instruments

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    5 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Retourner le matériel

    2 personnes

  • Ranger les stocks restants

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 170
  • Tablesqté 12
  • Tables pliantesqté 4
  • Portantsqté 3
  • Cintres de vestiaireqté 180
  • Tabourets de barqté 6

Vaisselle

  • Verres à eauqté 180
  • Verres à vinqté 180
  • Tasses à caféqté 120
  • Assiettes à dessertqté 180
  • Assiettes à pâtisserieqté 180
  • Fourchettesqté 180
  • Couteauxqté 180
  • Cuillèresqté 180
  • Cuillères à caféqté 120
  • Couverts de serviceqté 12
  • Plateaux de serviceqté 18
  • Plats de service avec couvercleqté 6
  • Pichets à caféqté 6
  • Théièresqté 4
  • Carafes d’eauqté 12

Équipement

  • Intervenants actifsqté 2
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 3
  • Pieds de haut-parleurqté 2
  • Pupitres de musiqueqté 12
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Boîtiers DIqté 2
  • Câbles audioqté 4
  • Goulottes de câblesqté 10
  • Ordinateur portable
  • Clé USBqté 2

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Lampes d'ambianceqté 12
  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Pilesqté 24

Décoration

  • Ballons du Nouvel Anqté 100
  • Ballons dorésqté 50
  • Ballons argentésqté 50
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Nappes festivesqté 12
  • Porte-serviettesqté 12
  • Bannières du Nouvel Anqté 4
  • Décoration de tableqté 18

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Pincesqté 8
  • Louchesqté 8
  • Tire-bouchonsqté 4
  • Bacs à glaçonsqté 6
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Poubellesqté 8
  • Porte-essuie-tout en papierqté 4
  • Brosses de toilettesqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Demande les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations et fixe une date limite de réponse au moins 10 jours avant le concert. Tu pourras ensuite calculer les quantités de catering sans travailler sur des estimations incomplètes.
  • Confirme les musiciens et le répertoire au plus tard 2 semaines avant l’événement. Demande en même temps leurs besoins techniques : nombre de microphones, pieds, pupitres, boîtiers DI et branchements nécessaires.
  • Teste toute la chaîne audio dans la salle au moins 3 heures avant l’ouverture. Vérifie la table de mixage, les microphones sans fil, les pieds de haut-parleur, les rallonges et les multiprises avec le matériel réellement utilisé.
  • Prépare le plan des places et le plan de l’espace public avant d’installer les tables et les chaises. Réserve un passage dégagé vers la scène, le vestiaire et les sorties, puis imprime la liste des visiteurs et le déroulé le jour même.
  • Refroidis les boissons la veille et prépare les en-cas avant l’ouverture de la salle. Pour le service, compte les verres à eau et à vin, les tasses à café, les assiettes, les couverts et les plateaux séparément afin d’éviter une pénurie pendant l’entracte.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert du Nouvel An ?
Envoie-les 4 à 6 semaines avant le concert. Fixe la date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement afin de finaliser les places, le catering et les besoins alimentaires.
Quand confirmer les musiciens et le programme ?
Confirme les musiciens et le répertoire au plus tard 2 semaines avant le concert. Garde ensuite quelques jours pour intégrer les changements au déroulé et régler les besoins techniques.
Quand tester la technique avant le concert ?
Effectue un test complet au moins 3 heures avant l’ouverture de la salle. Prévois aussi 30 minutes de marge pour remplacer un câble, repositionner un microphone ou modifier le niveau sonore.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?
Prévois au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, le vestiaire, les pupitres et le matériel audio. Ajoute 30 minutes si le plan des places ou la décoration doit être ajusté sur place.

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