Checklist voor een goed georganiseerd nieuwjaarsconcert

Een nieuwjaarsconcert vraagt om meer dan een podium en een programma. Je regelt artiesten, locatie, vergunningen, techniek, catering en bezoekersinformatie in een vaste volgorde. Begin met datum, programma en locatie, en werk daarna toe naar bevestigingen, kaartverkoop en het draaiboek. In de laatste week draait alles om testen, printwerk, vervoer, koeling en een gecontroleerde opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Catering reserveren
Muziekrechten controleren
Programma afdrukken
2 personen
Polsbandjes of tickets bestellen
Artiestenvervoer bevestigen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Contactlijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Laatste bezoekerslijst maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimtes controleren
2 personen
Podium controleren
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
4 personen
Verlichting opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Lichtplan testen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Nieuwjaarsbord plaatsen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
Briefing medewerkers geven
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concertprogramma uitvoeren
8 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel uitvoeren
8 personen
Nieuwjaarsborrel serveren
5 personen
Bezoekers begeleiden
3 personen
Muziek en licht bedienen
2 personen
Afscheid aankondigen
Deuren sluiten
2 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Garderobe leeghalen
2 personen
Eten en drinken opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 4
Podiumdelenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 12
Krukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Karaffenaantal 20

Apparatuur

Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Luidsprekersaantal 4
Mengtafel
DI-boxenaantal 4
Muziekstandaardlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 8
Laptop
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Gouden slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 12
Nieuwjaarsbordaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Menukaartstandaardsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Serveerbestekaantal 24
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Bevestig daarna artiesten en verzamel hun technische wensen, zodat je weet welke microfoons, muzieklessenaars, DI-boxen en podiumverlichting nodig zijn.
Controleer vergunningen, verzekering en muziekrechten ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Plan hiervoor minimaal 6 weken en houd schriftelijke bevestigingen bij in één contactlijst.
Vraag dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 10 dagen vooraf uit. Gebruik de definitieve bezoekerslijst om catering, stoelen, tafels, servies, glazen en garderoberekken niet op schatting te bestellen.
Plan de techniek niet pas op de concertdag. Test microfoons, luidsprekers, mengtafel, kabels, stekkerdozen en noodverlichting tijdens een aparte soundcheck; leg reservebatterijen en een laptop klaar.
Maak in de laatste week een geprint draaiboek met tijden, contactpersonen en verantwoordelijkheden. Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting, haal de locatiesleutels op, koel de dranken en loop alle ruimtes na.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een nieuwjaarsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, artiesten en locatie. Regel vergunningen, verzekering en muziekrechten uiterlijk 6 weken voor het concert, zodat er tijd is voor aanpassingen.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een nieuwjaarsconcert?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het concert, zodat je de bezoekerslijst, catering en stoelopstelling definitief kunt maken.
Wanneer moet de techniek van een nieuwjaarsconcert getest worden?: Plan de volledige soundcheck uiterlijk 1 dag vooraf of minimaal 3 uur vóór aanvang op de concertdag. Test microfoons, mengtafel, luidsprekers, DI-boxen, verlichting en kabels met de echte opstelling.
Wat moet ik de dag voor een nieuwjaarsconcert controleren?: Controleer de ruimtes, podiumdelen, stoelen, tafels, garderobe, noodverlichting en locatiesleutels. Print ook het draaiboek, de contactlijst en het programma, en zorg dat dranken gekoeld zijn en vervoer van artiesten bevestigd is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.