Neujahrskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Künstler und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Frage dabei direkt nach Bühnenplan, Aufbauzeiten, benötigten Mikrofonen, Notenpulten und weiteren technischen Anforderungen.
• Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Musikrechte spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Rückfragen oder fehlende Unterlagen lassen sich wenige Tage vor dem Konzert nur noch schwer klären.
• Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche bis 10 bis 14 Tage vor dem Konzert. Erstelle danach eine vorläufige Besucherzahl, damit Catering, Sitzplätze, Gläser und Besteck passend eingeplant werden können.
• Plane den Technik- und Lichtcheck am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, DI-Boxen, Bühnenstrahler und Notenständerlampen mit dem tatsächlichen Programm.
• Lege am Vortag alle Ausdrucke und Zugangssachen bereit: Programm, Drehbuch, Kontaktliste, Tickets oder Armbänder und den Schlüssel zur Location. Kontrolliere am Konzerttag zuerst Räume, Sitzordnung, Garderobe, Notbeleuchtung und gekühlte Getränke.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Neujahrskonzert organisieren?

Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Künstlern. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.

Wann sollte man die Einladungen für ein Neujahrskonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor dem Konzert, damit Besucherzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.

Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einem Konzert?

Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für Aufbau und Soundcheck ein. Bei mehreren Künstlern oder umfangreicher Beleuchtung sind 3 Stunden sicherer, damit Änderungen nicht in den Einlass hineinreichen.

Was muss am Tag vor dem Neujahrskonzert fertig sein?

Am Vortag sollten Programm, Drehbuch und Kontaktliste gedruckt sowie Tickets oder Armbänder bereitliegen. Hole außerdem den Standortschlüssel ab und stelle sicher, dass Catering, Getränke und Künstlertransport bestätigt sind.

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