Checklist para organizar un Concierto de Año Nuevo

Un Concierto de Año Nuevo combina música en directo, recepción de invitados y un servicio de bebidas o catering, así que conviene trabajar con un calendario cerrado. Empieza por fijar la fecha, el programa, el lugar y los artistas; después concreta permisos, seguro, necesidades técnicas y transporte. Durante las últimas semanas, controla las inscripciones, las preferencias dietéticas, el material impreso y la lista final de visitantes. El día anterior, enfría las bebidas y deja preparado el montaje para no resolverlo todo durante la llegada del público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reservar el catering
Comprobar los derechos de música
Imprimir el programa
2 personas
Pedir pulseras o entradas
Confirmar el transporte de los artistas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la lista final de visitantes
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar el catering
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Comprobar los espacios
2 personas
Comprobar el escenario
2 personas
Montar el equipo de sonido
4 personas
Montar la iluminación
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Probar el plan de iluminación
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el cartel de Año Nuevo
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Comprobar los baños
Dar briefing al personal
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Ejecutar el programa del concierto
8 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Realizar la segunda parte del concierto
8 personas
Servir el brindis de Año Nuevo
5 personas
Guiar a los visitantes
3 personas
Controlar la música y la iluminación
2 personas
Anunciar la despedida
Cerrar las puertas
2 personas
Despedir a los artistas
2 personas

Seguimiento

Vaciar el guardarropa
2 personas
Recoger comida y bebida
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesascant. 12
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 6
Atriles de músicacant. 12
Taburetescant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Jarrascant. 20

Equipo

Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 4
Lámparas de atrilcant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 8
Portátil
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Iluminación ambientalcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Iluminación de emergenciacant. 4

Decoración

Guirnaldas doradascant. 12
Globoscant. 150
Pesos para globoscant. 12
Plato de Año Nuevocant. 2
Mantelescant. 16
Soportes para cartas del menúcant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Cubiertos de serviciocant. 24
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4
Papeleracant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y confirma a los artistas antes de enviar las invitaciones. Pide sus necesidades técnicas y de transporte con al menos 4 semanas de margen para evitar cambios de última hora.
Calcula el aforo con las sillas, mesas y zonas de paso ya definidas. Comprueba también que haya suficientes atriles, taburetes y percheros para el formato concreto del concierto.
Haz una prueba completa de sonido e iluminación antes de abrir las puertas: micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cajas DI, focos y lámparas de atril. Reserva al menos 90 minutos para esta revisión.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Con esa cifra prepara el catering, los platos, cubiertos, vasos, copas, tazas, jarras y bandejas sin depender de estimaciones.
Prepara una carpeta operativa con el programa, el plan de trabajo, la lista de contactos, permisos y datos de los artistas. Recoge las llaves del recinto con antelación y comprueba los espacios, los cables, las regletas y la iluminación de emergencia antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que confirmar a los artistas para un Concierto de Año Nuevo?: Confírmalos al menos 6 semanas antes del concierto, y solicita sus necesidades técnicas y de transporte en la misma semana. Así tendrás tiempo para ajustar el programa, el sonido y los horarios.
¿Cuándo enviar las invitaciones del Concierto de Año Nuevo?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento, especialmente si necesitas gestionar inscripciones. Cierra la lista final de visitantes entre 5 y 7 días antes para organizar el catering y la distribución de asientos.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el sonido y las luces?: Reserva como mínimo 90 minutos el día del concierto para probar micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, focos y lámparas de atril. Si participan varios artistas o hay cambios de formación, añade otros 30 minutos.
¿Cuándo preparar las bebidas y el catering?: Haz la compra y deja preparado el catering el día anterior cuando sea posible. Enfría las bebidas con al menos 6 horas de antelación y verifica ese mismo día que hay vajilla y servicio para el número final de invitados.

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