Checklist pour organiser un Concert du Nouvel An

Un Concert du Nouvel An demande une coordination précise entre les artistes, la salle, la technique et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et le programme, puis verrouillez les réservations et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Les besoins alimentaires, le transport des artistes et la fiche technique doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist rassemble les 74 tâches et les 54 éléments à prévoir, jusqu’aux boissons refroidies et aux clés de la salle le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver le catering
Vérifier les droits musicaux
Imprimer le programme
2 personnes
Commander des bracelets ou des billets
Confirmer le transport des artistes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Préparer la liste finale des visiteurs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier les espaces
2 personnes
Vérifier le podium
2 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Monter l’éclairage
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le panneau du Nouvel An
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les collaborateurs
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Exécuter le programme du concert
8 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Interpréter la deuxième partie du concert
8 personnes
Servir l’afterwork du Nouvel An
5 personnes
Guider les visiteurs
3 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
Annoncer le départ
Fermer les portes
2 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

Vider le vestiaire
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 4
Éléments de podiumqté 6
Pupitres de musiqueqté 12
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 20

Équipement

Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Boîtiers DIqté 4
Lampes de pupitreqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 8
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Éclairage d’ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Éclairage de secoursqté 4

Décoration

Guirlandes doréesqté 12
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 12
Plaque du Nouvel Anqté 2
Nappesqté 16
Présentoirs de menuqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Couverts de serviceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Poubellesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et vérifiez les autorisations au moins 8 semaines avant le concert. L’assurance et les droits musicaux sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
Demandez les besoins techniques des artistes dès leur confirmation, idéalement 6 semaines avant l’événement. Prévoyez notamment microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, boîtiers DI et éclairage de pupitre.
Envoyez les invitations après avoir confirmé le programme, puis relancez les inscrits 7 à 10 jours avant. La liste finale des visiteurs doit être prête avant l’impression du déroulé et du programme.
Confirmez le transport des artistes au moins 2 semaines avant et inscrivez les numéros utiles sur une liste de contacts imprimée. Le jour J, une version papier reste disponible même si le téléphone ou l’ordinateur ne fonctionne pas.
Récupérez les clés, vérifiez les espaces et contrôlez les prévisions météo la veille. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil et gardez une marge pour installer les chaises, tables, podiums, pupitres et câbles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Concert du Nouvel An ?: Commencez environ 8 à 12 semaines avant la date. La salle, les artistes, les autorisations et l’assurance doivent être sécurisés en premier, avant les invitations.
Quand envoyer les invitations pour un Concert du Nouvel An ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant afin de préparer la liste finale et les besoins alimentaires.
Quel matériel technique prévoir pour un concert du Nouvel An ?: Prévoyez au minimum les microphones, pieds de micro, haut-parleurs, table de mixage, boîtiers DI, rallonges, multiprises et goulottes de câbles nécessaires au lieu. Faites valider la fiche technique par les artistes au moins 4 semaines avant.
Que faut-il vérifier la veille du concert ?: Vérifiez les clés, les espaces, la météo, le transport des artistes et la liste des contacts la veille. Préparez aussi le service traiteur et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public.

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