Nieuwjaarsborrel organiseren: checklist en planning

Een nieuwjaarsborrel vraagt vooral om een strakke planning rond gasten, catering en de inrichting van de locatie. Leg eerst datum, reservering en uitnodigingen vast en sluit de aanmeldingen op tijd voor het definitieve aantal gasten. Daarna bepaal je menu, hoeveelheden en dieetproducten, zodat boodschappen en voorbereiding niet op het laatste moment komen. Op de dag zelf regel je toegang, ventilatie, tafels, buffet, bar, verlichting, muziek en servies in een vaste volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Reservering vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen en dieetwensen sluiten
Definitief aantal gasten tellen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetproducten apart verpakken
2 personen
Locatie en sleutel regelen
Taken en contactgegevens uitdelen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Muziek aansluiten
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Barvoorraad controleren
2 personen
Ontvangst gasten verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Voorraad terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
IJsblokhoudersaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6
Nieuwjaarsdecoratie
Confettivrije tafeldecoratieaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sponsjesaantal 6
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4
Dispenser voor handzeepaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de borrel en tel daarna het definitieve aantal gasten. Gebruik dat aantal voor hapjes, drank, servies en zitplaatsen; verwerk dieetwensen apart zodat speciale producten niet tussen de gewone schalen verdwijnen.
Regel locatie en sleutel uiterlijk de dag vóór het evenement. Spreek af wie opent, wie contactpersoon is en waar tafels, stoelen, garderoberek en krukken komen te staan.
Koel dranken niet pas bij aankomst. Zet gekoelde flessen vooraf klaar en controleer of je naast glazen ook ijsblokhouders, kurkentrekkers, flessenopeners en voldoende waterglazen hebt.
Plan de opbouw in blokken: eerst ventileren en tafels en stoelen plaatsen, daarna buffet en bar inrichten, vervolgens versiering, verlichting en muziek aansluiten. Test Bluetoothspeakers, verlengkabels en stekkerdozen voordat gasten binnenkomen.
Maak dieetproducten herkenbaar en pak ze apart in vóór je de hapjes klaarzet. Zet serveerschalen, serveertangen, borden, besteksets en servetten op vaste plekken, zodat gasten niet hoeven te zoeken en één tang niet voor meerdere gerechten wordt gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarsborrel organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de borrel, zodat je hoeveelheden en dieetwensen definitief kunt maken.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een nieuwjaarsborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Neem naast alcoholische dranken ook water en andere alcoholvrije opties mee en koel de voorraad vooraf.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een nieuwjaarsborrel doen?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal verse producten zo dicht mogelijk op de borrel, bij voorkeur dezelfde dag. Bereid hapjes vooraf waar dat kan en verpak dieetproducten apart.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een nieuwjaarsborrel op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van een locatie met buffet, bar, decoratie, verlichting en muziek. Reserveer daarnaast tijd voor ventileren, het testen van aansluitingen en het klaarzetten van glazen, borden en bestek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.