Neujahrsempfang organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Neujahrsempfang wirkt unkompliziert, braucht aber mehrere abgestimmte Schritte. Kläre zuerst Datum, Ort und Reservierung, verschicke danach die Einladungen und schließe die Anmeldungen rechtzeitig. Aus der endgültigen Gästezahl leitest du Menü, Getränke und Geschirr ab. Plane außerdem Zeit für Raum, Buffet, Beleuchtung und Musik ein: Öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vor Beginn, damit fehlende Dinge nicht erst eintreffen, wenn die ersten Gäste schon da sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Reservierung festlegen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen und Essenswünsche schließen
Endgültige Gästezahl zählen
Menü und Mengen festlegen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Diätprodukte separat verpacken
2 Personen
Location und Schlüssel organisieren
Aufgaben und Kontaktdaten verteilen
Event
Location öffnen
2 Personen
Raum lüften
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Musik anschließen
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Barvorrat kontrollieren
2 Personen
Empfang der Gäste betreuen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Abschied und Garderobe betreuen
2 Personen
Nachbereitung
Reste sicher verpacken
2 Personen
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Vorräte zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 8
Geschirr
- WeingläserAnz. 60
- BiergläserAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KorkenzieherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 10
- TischdeckenAnz. 6
- ServiettenhalterAnz. 6
- Neujahrsdekoration
- Konfettifreie TischdekorationAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- GeschirrtücherAnz. 12
- HandtücherAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Empfang. So kannst du die endgültige Gästezahl zählen, Ernährungswünsche berücksichtigen und Sonderportionen separat verpacken.
- Plane beim Getränkeeinkauf für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person. Wasser, Wein- und Biergläser sollten vor dem Eintreffen der Gäste vollständig bereitstehen.
- Öffne den Raum 90 Minuten vorher und teile die Aufgaben mit Kontaktdaten auf mindestens 3 Personen auf: eine Person für Raum und Möbel, eine für Buffet und Getränke, eine für Technik und Empfang.
- Stelle Tische und Stühle zuerst auf und richte danach Buffet und Bar ein. Für Geschirr, Servierschalen und Zangen brauchst du eine eigene, gut erreichbare Ablage – sonst sammeln sich die Ausgabesachen schnell zwischen den Speisen.
- Teste Lautsprecher, Beleuchtung und Verlängerungskabel spätestens 30 Minuten vor Beginn. Lade wiederaufladbare Batterien vorher vollständig und halte Kühlboxen bereit, falls Getränke nicht direkt am Veranstaltungsort gekühlt werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Neujahrsempfang einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf etwa 7 Tage vor dem Termin, damit Menü, Getränke und Sitzplätze noch zuverlässig geplant werden können.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Neujahrsempfang?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Zusätzlich sollte jederzeit Wasser verfügbar sein.
- Wann sollte man den Veranstaltungsort für den Neujahrsempfang öffnen?
- Öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit kannst du lüften, Möbel aufstellen, Dekoration und Beleuchtung anbringen, das Buffet vorbereiten und die Musik testen.
- Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
- Lege die endgültige Gästezahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Empfang fest. Danach kannst du Mengen einkaufen, Ernährungswünsche zuordnen und passende Portionen vorbereiten.
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