Brindis de Año Nuevo: checklist para organizarlo sin olvidos
Organizar un brindis de Año Nuevo requiere cerrar primero la fecha, el lugar y el número de invitados. Después podrás calcular el menú, las bebidas y la vajilla sin comprar a ciegas. Esta checklist reúne las tareas de planificación y el montaje del espacio, desde las invitaciones hasta las copas, la barra, la iluminación y la música. También contempla detalles que suelen quedar para el último momento, como las preferencias dietéticas, la llave del local y la refrigeración de las bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Registrar la reserva
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar las inscripciones y las necesidades dietéticas
Contar el número final de invitados
Determinar el menú y las cantidades
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Empaquetar por separado los productos dietéticos
2 personas
Gestionar el local y la llave
Repartir tareas y datos de contacto
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Conectar la música
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar las existencias del bar
2 personas
Atender la recepción de invitados
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Reponer café y té
Recoger la vajilla usada
2 personas
Comprobar los baños
Gestionar la despedida y el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver el stock
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 50
- Percherocant. 2
- Taburetescant. 8
Vajilla
- Copas de vinocant. 60
- Copas de cervezacant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Sacacorchoscant. 3
- Abrebotellascant. 3
- Cubiterascant. 3
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 10
- Mantelescant. 6
- Porta-servilletascant. 6
- Decoración de Año Nuevo
- Decoración de mesa sin confeticant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías recargablescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Esponjascant. 6
- Paños de cocinacant. 12
- Toallascant. 6
- Papeleracant. 4
- Dispensador de jabón líquidocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las necesidades dietéticas antes de definir las cantidades del menú. Con el número final de invitados podrás separar los productos especiales y evitar compras de última hora.
- Organiza las bebidas con antelación: guarda las que necesiten frío y deja preparadas las neveras portátiles, las cubiteras, el sacacorchos y el abrebotellas. Así no tendrás que buscar utensilios durante el brindis.
- Asigna responsables concretos para abrir el local, montar las mesas, colocar las sillas y preparar el bufé y la barra. Comparte sus datos de contacto antes del día del evento, no cuando ya estén llegando los invitados.
- Reserva tiempo para ventilar el espacio y conectar la iluminación, los altavoces, los cables y las regletas antes de colocar la decoración. Comprueba también las baterías recargables para no depender de una sola toma de corriente.
- Prepara la vajilla por zonas: platos y cubiertos junto al bufé, copas y vasos en la barra, y tazas cerca de la máquina de café y las teteras. Coloca las bandejas y las pinzas de servir antes de sacar la comida.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para un brindis de Año Nuevo?
- Envíalas al menos 3 semanas antes de la celebración para que los invitados puedan confirmar su asistencia. Fija una fecha límite de respuesta unos 7 días antes del evento y cierra entonces las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo hay que cerrar el número de invitados?
- Cierra la lista final aproximadamente una semana antes. Necesitas ese dato para calcular el menú, las bebidas, las mesas, las sillas, los platos y las copas sin improvisar el mismo día.
- ¿Qué hay que preparar el día del brindis de Año Nuevo?
- Llega con al menos 2 horas de margen para abrir y ventilar el local, montar mesas y sillas, preparar el bufé y la barra, conectar la música y colocar la decoración. Deja la comida y las bebidas refrigeradas para el tramo final.
- ¿Cuántas copas y vasos necesito para un brindis de Año Nuevo?
- Calcula como mínimo una copa por invitado y añade entre un 10 y un 15 % de reserva para roturas o cambios. Prepara además vasos para agua y, si servirás café, una taza por persona más algunas de repuesto.
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