Checklist voor een goed georganiseerde netwerkworkshop

Een netwerkworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een ruimte. Je moet deelnemers tijdig laten aanmelden, dieetwensen verzamelen en de workshopbegeleider goed briefen. In de laatste week verschuift de aandacht naar naamkaartjes, werkbladen, catering en techniek. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat je op de dag zelf controleert, zodat registratie, workshops en pauzes zonder onnodige vertraging verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Workshopbegeleider briefen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Presentatie controleren
Deelnemerslijst afsluiten
Deelnemersinformatie versturen
Naamkaartjes maken
2 personen
Werkbladen printen
Boodschappen doen
2 personen
Catering controleren
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Workshop begeleiden
2 personen
Werkvormmaterialen uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkrondes begeleiden
2 personen
Buffet uitserveren
3 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Contactkaartjes verzamelen
Informele netwerkfase begeleiden
2 personen
Afscheid en afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Resterende catering verpakken
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Contactgegevens delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Bluetoothspeakeraantal 2
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4
Post-itsaantal 12
Werkbladenaantal 60
Contactkaartjesaantal 300
Pennendozenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 55
Naambadgehoudersaantal 55
Pennenaantal 60
Pijlbordjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Reserveer daarna catering en open het aanmeldformulier, zodat deelnemers meteen weten hoe lang de workshop duurt en waar die plaatsvindt.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór de workshop af. Gebruik de definitieve aantallen voor catering, naamkaartjes, werkbladen, stoelen en dieetwensen; wijzigingen op de ochtend zelf veroorzaken vaak tekorten.
Brief de workshopbegeleider uiterlijk een week vooraf over de werkvormen, beschikbare tijd en presentatie. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen nog vóór de locatie opengaat.
Plan op de dag zelf extra tijd voor de opbouw. Zet tafels en stoelen klaar, richt de registratietafel in en test de presentatie voordat deelnemers binnenkomen; een netwerkworkshop start praktischer met een vrije opbouwbuffer van 30 tot 45 minuten.
Regel koffie, water en andere dranken vóór de eerste deelnemers arriveren. Zet dranken koud, controleer servies en catering en leg materialen zoals naamkaartjes en werkbladen per deelnemer klaar, zodat de ontvangst niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een netwerkworkshop organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier openstaat, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en catering af te stemmen.
Wanneer sluit ik de deelnemerslijst voor een netwerkworkshop?: Sluit de lijst 3 tot 5 werkdagen vóór de workshop. Dan kun je catering bestellen, naamkaartjes maken, werkbladen printen en deelnemersinformatie versturen op basis van definitieve aantallen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een netwerkworkshop?: Reserveer minimaal 45 minuten voor tafels, stoelen, registratietafel, materialen en catering. Plan daarnaast 15 minuten om laptop, beamer, presentatie, microfoon en geluid te testen.
Wanneer stuur ik deelnemersinformatie voor een netwerkworkshop?: Stuur de bevestiging direct na aanmelding en de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de workshop. Vermeld daarin de locatie, starttijd, het programma en eventuele informatie over dieetwensen of voorbereiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.