Checklist para organizar un taller de networking
Un taller de networking necesita más que una sala y una lista de asistentes. Hay que coordinar las inscripciones, las dinámicas, la presentación, el catering y la distribución del espacio para que las conversaciones empiecen sin esperas. Esta checklist reúne 52 tareas y 49 materiales, desde fijar la fecha y abrir el formulario hasta probar el equipo y preparar la mesa de registro. Úsala para avanzar por orden y detectar lo que suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Informar al coordinador del taller
Preparar las dinámicas
2 personas
Comprobar la presentación
Cerrar la lista de participantes
Enviar información a los participantes
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el catering
Enfriar las bebidas
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Guiar el taller
2 personas
Repartir materiales de trabajo
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Coordinar las rondas de networking
2 personas
Servir el buffet
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recopilar tarjetas de contacto
Guiar la fase informal de networking
2 personas
Encargarse de la despedida y el cierre
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Empaquetar el catering restante
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir los datos de contacto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 50
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cuencos de serviciocant. 10
- Bandejas de servircant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Pizarra de hojascant. 2
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Post-itscant. 12
- Tableros de trabajocant. 60
- Tarjetas de contactocant. 300
- Cajas para bolígrafoscant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Cucharonescant. 6
- Abrebotellascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 55
- Portanombrescant. 55
- Bolígrafoscant. 60
- Carteles de flechascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar las invitaciones. Así puedes informar desde el principio de la duración, el lugar y la estructura de las dinámicas.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y confirmar asistentes antes de cerrar la lista. Reserva al menos una revisión específica para esos datos.
- Prueba la presentación con el mismo portátil, proyector, pantalla, cable HDMI y micrófono que usarás el día del taller. Comprueba también los alargadores y las regletas para no descubrir incompatibilidades al montar la sala.
- Prepara con antelación las tarjetas con nombres y las hojas de trabajo. Lleva algunas tarjetas y copias adicionales para cubrir cambios de última hora sin interrumpir el registro.
- Enfría las bebidas y revisa el catering antes de abrir la ubicación. Deja colocados vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y utensilios de servicio junto a la zona de restauración para evitar búsquedas durante la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un taller de networking?
- Envíalas cuando la fecha, el programa y el lugar estén confirmados, idealmente varias semanas antes del taller. Así tendrás tiempo para gestionar inscripciones, recoger preferencias dietéticas y enviar la información final a los participantes.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?
- Ciérrala después de confirmar las inscripciones y antes de preparar las tarjetas con nombres y las hojas de trabajo. Hazlo con suficiente margen para informar al coordinador y ajustar el catering sin trabajar con cifras provisionales.
- ¿Qué hay que comprobar del equipo el día del taller?
- Prueba la presentación antes de recibir a los asistentes y verifica el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el micrófono y el altavoz. Revisa también las conexiones eléctricas y deja unos minutos de margen para resolver cualquier fallo.
- ¿Cuándo se prepara la mesa de registro?
- Monta la mesa de registro después de abrir la ubicación y colocar mesas y sillas, antes de que lleguen los participantes. Deja preparadas las tarjetas con nombres y la información necesaria para que cada llegada se complete en pocos minutos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!