Checklist pour organiser un atelier de réseautage
Un atelier de réseautage demande plus qu’une salle et des invitations. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, l’animation, le matériel de présentation et l’accueil des participants. Cette checklist suit l’ordre utile, de la fixation de la date jusqu’à l’installation des tables, du catering et de la table d’inscription. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard, comme les badges, les feuilles de travail ou le test du vidéoprojecteur.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Briefer l’animateur de l’atelier
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
Vérifier la présentation
Clôturer la liste des participants
Envoyer les informations aux participants
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le catering
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Animer l’atelier
2 personnes
Distribuer le matériel d’animation
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Animer les rondes de réseautage
2 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les cartes de contact
Encadrer la phase de réseautage informelle
2 personnes
Organiser l’au revoir et la clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Emballer le catering restant
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les coordonnées
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Tables hautesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 50
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Saladiers de serviceqté 10
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Micro sans fil
- Enceinte Bluetoothqté 2
- Paperboardqté 2
- Feutres pour paperboardqté 12
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 4
- Post-itqté 12
- Feuilles de travailqté 60
- Cartes de visiteqté 300
- Boîtes à stylosqté 6
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaçonsqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Louchesqté 6
- Tire-bouchonsqté 3
Décoration
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 55
- Supports de badges nominatifsqté 55
- Stylosqté 60
- Panneaux de directionqté 8
- Compositions floralesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seaux de nettoyageqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvrez le formulaire d’inscription dès l’envoi des invitations et fixez une date de clôture au moins 3 jours avant l’atelier. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants et de transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
- Préparez les badges nominatifs et les feuilles de travail après la clôture des inscriptions, idéalement 1 à 2 jours avant l’événement. Imprimez quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le micro sans fil avant l’arrivée des participants. Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise accessibles, plutôt que de les chercher pendant l’atelier.
- Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et vérifiez séparément les tasses à café, verres à eau, verres à vin, assiettes et couverts. Le catering peut être livré, mais la vaisselle et les pinces de service restent souvent à la charge de l’organisateur.
- Arrivez assez tôt pour ouvrir le lieu, installer les tables et chaises, puis mettre en place l’accueil et le service traiteur. Réservez au minimum 60 minutes pour l’installation et gardez une personne disponible pour les inscriptions à l’entrée.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de réseautage ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laissez le formulaire ouvert au moins 10 jours afin de recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
- Quand clôturer les inscriptions à un atelier de réseautage ?
- Clôturez la liste 3 jours avant l’événement, ou plus tôt si le traiteur demande un délai supérieur. Vous pourrez ensuite confirmer les participants, préparer les badges et imprimer les feuilles de travail.
- Combien de temps prévoir pour installer un atelier de réseautage ?
- Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Comptez davantage si vous devez installer la projection, tester le micro, disposer les tables hautes et mettre en place le catering.
- Que faut-il tester avant le début de l’atelier ?
- Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le micro sans fil et l’enceinte. Faites ce contrôle au plus tard 30 minutes avant l’accueil pour pouvoir remplacer un câble ou déplacer le matériel.
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