Checkliste für deinen Netzwerk-Workshop
Ein Netzwerk-Workshop braucht mehr als einen Raum und ein gutes Programm. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Workshop-Unterlagen und Technik so koordinieren, dass am Veranstaltungstag nichts den Austausch bremst. Beginne mehrere Wochen vorher mit Termin, Location und Catering; kurz vor dem Workshop schließt du die Teilnehmerliste ab und verschickst alle Informationen. Am Tag selbst zählen ein getesteter Beamer, vorbereitete Materialien und ein klarer Registrierungstisch.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Catering reservieren
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Anmeldungen bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Workshop-Leitende briefen
Arbeitsmethoden vorbereiten
2 Personen
Präsentation prüfen
Teilnehmerliste abschließen
Teilnehmerinformationen versenden
Namensschilder erstellen
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Catering prüfen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentation testen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Namensschilder bereitlegen
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnung betreuen
2 Personen
Workshop begleiten
2 Personen
Materialien für die Arbeitsformen verteilen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Netzwerkrunden begleiten
2 Personen
Buffet ausgeben
3 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Kontaktkarten sammeln
Informelle Networking-Phase begleiten
2 Personen
Verabschiedung und Abschluss gestalten
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Übriges Catering verpacken
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Kontaktdaten teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- StehtischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 50
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 10
- ServierschalenAnz. 8
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kabelloses Mikrofon
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-MarkerAnz. 12
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- Post-itsAnz. 12
- ArbeitsblätterAnz. 60
- KontaktkartenAnz. 300
- StiftkästenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 55
- NamensschildhalterAnz. 55
- StifteAnz. 60
- WegweiserAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- PutzeimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 3
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane das Programm zuerst und reserviere die Location anschließend passend zu Raumgröße, Tischanordnung und Technik. Für Gruppenarbeiten brauchst du mehr Fläche als bei einer reinen Vortragsbestuhlung.
- Öffne das Anmeldeformular früh und bearbeite Rückmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Workshop, damit das Catering noch angepasst werden kann.
- Schicke Teilnehmerinformationen und Ablauf mindestens 3 bis 5 Tage vorher. Nenne darin Startzeit, Ankunft, Raum, Ansprechpartner und alles, was die Teilnehmenden mitbringen sollen.
- Prüfe Präsentation, Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Ein kurzer Test mit genau dem Gerät, das vor Ort verwendet wird, verhindert Verzögerungen beim Start.
- Richte Registrierungstisch, Namensschilder, Arbeitsblätter und Materialien mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Stelle Getränke, Tassen, Gläser und Kaffee bereit, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Netzwerk-Workshop organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm, Location und Catering. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Workshop verschickt werden, damit genug Zeit für Anmeldungen bleibt.
- Wann sollte die Teilnehmerliste für einen Netzwerk-Workshop geschlossen werden?
- Schließe die Liste ungefähr 5 bis 7 Tage vor dem Termin. So kannst du Namensschilder, Arbeitsblätter, Sitzordnung und Catering-Mengen zuverlässig vorbereiten.
- Wie viel Technik braucht man für einen Netzwerk-Workshop?
- Plane mindestens einen Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und ein Verlängerungskabel ein. Teste die komplette Verbindung spätestens am Vortag und halte ein kabelloses Mikrofon bereit, wenn der Raum größer ist.
- Was muss am Tag des Netzwerk-Workshops zuerst erledigt werden?
- Öffne die Location mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte den Registrierungstisch ein, teste die Präsentation und stelle danach Catering, Getränke und Arbeitsmaterialien bereit.
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