Netwerktocht organiseren: checklist en planning

Een netwerktocht staat of valt met een route die haalbaar is en tussenstops waar deelnemers makkelijk met elkaar in gesprek raken. Leg eerst het deelnemersprofiel, programma, startlocatie en route vast. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en vervoer. In de laatste week controleer je de route, deel je groepen in en maak je de ontvangst klaar met naamkaartjes, routeborden, drank en gesprekskaarten. De checklist hieronder bevat 63 taken en 50 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
Route en programma vastleggen
2 personen
Startlocatie bevestigen
Tussenstops bevestigen
2 personen
Reservering afsluiten
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Deelnemerslijsten bijwerken
Gesprekskaarten maken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Groepen indelen
2 personen
Routekaart controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Deelnemersherinnering versturen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Routeborden plaatsen
3 personen
Gesprekskaarten klaarleggen
Registratiemateriaal klaarzetten
Hapjes portioneren
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
2 personen
Briefing voor begeleiders geven
2 personen
Veiligheidsroute controleren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Groepen naar startpunt begeleiden
4 personen
Eerste wandelronde begeleiden
4 personen
Gespreksopdracht toelichten
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede wandelronde begeleiden
4 personen
Tussenstop openen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dieetopties apart uitserveren
2 personen
Derde netwerkronde begeleiden
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Vrij netwerkmoment begeleiden
3 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerplankenaantal 10

Catering

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Buffetbakkenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Tafelkleedsetsaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Stiftenaantal 12
Gesprekskaartenaantal 120
Routekaartenaantal 70
Programmakaartenaantal 70

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Tips

Plan de route met een duidelijke startlocatie, bevestigde tussenstops en een realistische tijdsindeling. Controleer de route uiterlijk een week vooraf opnieuw, zodat omleidingen of onduidelijke punten nog opgelost kunnen worden.
Open het aanmeldformulier zodra programma en reserveringen vaststaan. Verwerk aanmeldingen wekelijks, verzamel dieetwensen en werk de deelnemerslijsten bij tot uiterlijk enkele dagen voor de tocht.
Maak groepen en gesprekskaarten niet pas bij de ontvangst. Deel deelnemers vooraf in en leg naamkaartjes, badgehouders, routeborden en pijlborden klaar per startgroep.
Controleer het vervoer en stuur de informatie samen met de deelnemersherinnering. Vermeld daarin de starttijd, route, tussenstops en wat iemand moet doen bij vertraging of een gewijzigde planning.
Regel catering en techniek op basis van het programma: koel dranken vooraf, test mobiele speakers en microfoon en controleer verlengsnoeren en stekkerdozen. Zet ontvangsttafel, tafels, stoelen en kapstokken vóór binnenkomst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een netwerktocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met deelnemersprofiel, route, programma en reserveringen. Verstuur uitnodigingen zodra de startlocatie en tussenstops bevestigd zijn, meestal 4 tot 6 weken voor de tocht.
Hoeveel tussenstops heeft een netwerktocht nodig?: Plan meestal 2 tot 4 tussenstops, afhankelijk van de totale duur en de verplaatsingstijd. Trek per stop minimaal 30 tot 45 minuten uit, zodat deelnemers kunnen aankomen, iets drinken en gesprekken voeren.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een netwerktocht verzamelen?: Vraag dieetwensen direct uit in het aanmeldformulier en controleer de lijst 7 dagen voor de tocht. Geef de definitieve aantallen daarna door aan de catering, zodat aangepaste opties niet vergeten worden.
Wat moet ik de deelnemers de dag voor de netwerktocht sturen?: Stuur 24 uur vooraf een korte herinnering met starttijd, startlocatie, vervoersinformatie, route en contactgegevens. Vermeld ook eventuele weersmaatregelen en vraag deelnemers om op tijd aanwezig te zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.