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Netzwerktour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Netzwerktour verbindet mehrere Stationen, Gespräche und oft auch unterschiedliche Verkehrsmittel. Damit am Veranstaltungstag niemand den Startort sucht oder an einer Station auf fehlende Verpflegung wartet, müssen Route, Reservierungen und Teilnehmerdaten früh zusammenpassen. Plane zuerst Zielgruppe, Strecke und Programm, danach Einladungen und Anmeldungen. In den letzten Tagen konzentrierst du dich auf Gruppen, Namensschilder, Wetter, Catering und klare Transportinformationen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerprofil festlegen

    2 Personen

  • Route und Programm festlegen

    2 Personen

  • Startort bestätigen

  • Zwischenstopps bestätigen

    2 Personen

  • Reservierung abschließen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportinformationen versenden

  • Teilnehmerlisten aktualisieren

  • Gesprächskarten erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Routenkarte prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Teilnehmererinnerung versenden

  • Startort reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Gesprächskarten bereitlegen

  • Registrierungsmaterial bereitstellen

  • Snacks portionieren

    3 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    2 Personen

  • Briefing für Begleitpersonen geben

    2 Personen

  • Sicherheitsroute kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Gruppen zum Startpunkt begleiten

    4 Personen

  • Erste Wanderung begleiten

    4 Personen

  • Gesprächsauftrag erläutern

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweite Spaziergangsrunde begleiten

    4 Personen

  • Zwischenstopp eröffnen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Diätoptionen separat ausgeben

    2 Personen

  • Dritte Networking-Runde betreuen

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Warme Mahlzeit ausgeben

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Freie Networking-Phase begleiten

    3 Personen

  • Verabschiedung und Dankeswort organisieren

  • Letzte Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 6
  • BarhockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 3

Geschirr

  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierbretterAnz. 10

Catering

  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • BuffetbehälterAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • Einkäufe

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckensetsAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • BadgehalterAnz. 60
  • StifteAnz. 12
  • GesprächskartenAnz. 120
  • RoutenpläneAnz. 70
  • ProgrammkartenAnz. 70

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • BodenwischerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Tipps

  • Lege Route und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige Startort und Zwischenstopps spätestens zwei bis drei Wochen vorher, damit Reservierungen und Transportangaben zusammenpassen.
  • Öffne das Anmeldeformular direkt mit Feldern für Ernährungswünsche und Transportbedarf. Aktualisiere die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche und täglich in den letzten drei Tagen.
  • Teile die Teilnehmenden vor dem Termin in Gruppen ein und bereite Gesprächskarten sowie Namensschilder vor. So starten die Gespräche ohne lange Einweisung und die Gruppen bleiben an den Stationen überschaubar.
  • Bestätige Reservierungen und Catering spätestens fünf bis sieben Tage vor der Tour. Plane Getränke für das erste Tourstündchen vor und kühle sie rechtzeitig in Kühlboxen oder geeigneten Behältern.
  • Prüfe Wettervorhersage, Routenkarte und Transportinformationen am Vortag. Richte Empfangstisch, Wegweiser und Sitz- oder Stehmöglichkeiten mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der ersten Gäste ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Netzwerktour planen?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Zielgruppe, Route und Programm. Reservierungen, Einladungen und Anmeldungen brauchen danach genügend Vorlauf für Änderungen.
Wie viele Stationen sind für eine Netzwerktour sinnvoll?
Plane meist zwei bis vier Stationen, damit pro Halt ausreichend Zeit für Gespräche bleibt. Rechne zusätzlich mindestens 15 Minuten Puffer für Wege, Verspätungen und Gruppenwechsel ein.
Wann muss ich die Teilnehmerliste für eine Netzwerktour finalisieren?
Schließe die Liste möglichst 48 Stunden vor dem Termin ab. Danach verschickst du die endgültigen Transportinformationen und passt Gruppen, Namensschilder sowie Ernährungswünsche an.
Was muss am Tag der Netzwerktour zuerst erledigt werden?
Prüfe zuerst Route, Wetter und Erreichbarkeit der Stationen. Danach richtest du den Empfangstisch ein, stellst Wegweiser auf und legst Namensschilder, Gesprächskarten und Teilnehmerlisten bereit – idealerweise 60 Minuten vor Beginn.

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