Rando réseau : la checklist pour ne rien oublier

Une rando réseau demande de coordonner un parcours, des rencontres et toute la logistique autour du départ et des étapes. Cette checklist de 63 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions aux derniers préparatifs. Vous y trouverez aussi les points souvent traités trop tard : besoins alimentaires, répartition des groupes, badges, transport et météo. Gardez une liste de participants à jour jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le profil des participants
2 personnes
Définir l'itinéraire et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu de départ
Confirmer les étapes
2 personnes
Clôturer la réservation
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Mettre à jour les listes de participants
Créer des cartes de discussion
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Répartir les groupes
2 personnes
Vérifier le plan de route
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Envoyer un rappel aux participants
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Préparer les cartes de discussion
Préparer le matériel d’inscription
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
Monter le buffet traiteur
2 personnes
Donner le briefing aux accompagnateurs
2 personnes
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Accompagner les groupes au point de départ
4 personnes
Accompagner le premier tour de marche
4 personnes
Expliquer le sujet de discussion
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième randonnée
4 personnes
Ouvrir une aire de repos
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les options diététiques séparément
2 personnes
Animer la troisième session de réseautage
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le moment libre de networking
3 personnes
Organiser les adieux et les remerciements
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Tabourets de barqté 12
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Planches de serviceqté 10

Catering

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Bacs à buffetqté 10
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Courses

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Sets de nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Marqueursqté 12
Cartes de discussionqté 120
Cartes d'itinéraireqté 70
Cartes du programmeqté 70

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Conseils

Commencez par définir le profil des participants, l’itinéraire et les étapes avant d’envoyer les invitations. Cela permet d’indiquer une durée, un niveau de marche et un programme réalistes.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir les besoins alimentaires et les informations de transport. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant la randonnée.
Préparez les groupes et les cartes de discussion après la clôture des inscriptions, puis imprimez les badges nominatifs avec une marge de 10 % pour les changements de dernière minute.
Vérifiez le plan de route et les prévisions météo 48 heures avant le départ. Envoyez alors les horaires, le point de rendez-vous et les consignes de transport dans un seul message.
Ne gardez pas le catering et le matériel pour la veille au soir : commandez les quantités après la clôture des inscriptions, refroidissez les boissons à l’avance et testez les rallonges, multiprises, enceinte et microphone.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une rando réseau ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laissez le formulaire d’inscription ouvert au moins 10 jours afin d’avoir le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Quand répartir les participants en groupes ?: Faites la répartition après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez ensuite les badges et les cartes de discussion pour chaque groupe.
Combien de temps avant vérifier la météo et le parcours ?: Contrôlez les prévisions et le plan de route 48 heures avant le départ, puis une dernière fois le matin même. Prévenez rapidement les participants si une étape ou un horaire doit changer.
Quand préparer le catering et le matériel ?: Rassemblez le matériel la veille et commandez le catering dès que le nombre de participants est stabilisé. Refroidissez les boissons au moins 12 heures avant et installez l’accueil avant l’arrivée du premier groupe.

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