Navratri-festival organiseren: checklist en planning

Een Navratri-festival vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek, kleding en dandiya-stokken klaarzetten. Je moet deelnemers, vrijwilligers, catering, puja, decoratie en de dansruimte op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie, en werk daarna naar de uitvoering toe. Vooral dieetwensen, geluidsapparatuur, warme gerechten en verlichting worden vaak te laat gecontroleerd. Met deze checklist zie je welke onderdelen je vooraf regelt en wat op de festivaldag zelf moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Muziek en dj reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma delen met deelnemers
Vrijwilligers indelen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Dansvloer en looproutes bepalen
2 personen
Decoratie en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse ingrediënten ophalen
2 personen
Kleding en dandiya controleren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Podiumvrije muziekzone inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Puja- en decoratietafel opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Licht en lampionnen plaatsen
3 personen
Catering uitpakken
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
Buffet en drankentafel opmaken
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
Puja begeleiden
3 personen
Thee en snacks serveren
4 personen
Garba-instructie geven
2 personen
Garba en dandiya begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Diner serveren
5 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondronde garba begeleiden
4 personen
Afscheid en gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen en servies reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 15
Serveerschalenaantal 15

Catering

Warmhoudbakkenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Kruidenbakjesaantal 12
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Rangolipoederaantal 6
Bloemenslingersaantal 12
Stoffen doekenaantal 8
Puja-tafelkleedaantal 2
Navratri-bannersaantal 6
Dandiya-stokkenaantal 120
Bloemenvazenaantal 8

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 8
Led-lampionnenaantal 12
Batterijsetjesaantal 16

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Tapeaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg datum, programma en locatie minstens 4 tot 6 weken vooraf vast. Reserveer muziek of een dj zodra de datum definitief is, zodat de dansmomenten en eventuele puja logisch in het programma passen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen voor het festival door aan de catering. Zo kun je porties, serveerschalen en warmhoudbakken tijdig afstemmen.
Plan de dansvloer en looproutes vóór je tafels en stoelen plaatst. Houd de danszone volledig vrij en richt een aparte podiumvrije muziekzone in; controleer daarna of kabels van geluidsapparatuur geen doorgangen blokkeren.
Test muziek, microfoon en verlichting minimaal 60 minuten voor aanvang. Leg extra batterijsetjes klaar voor led-lampionnen en lichtsnoeren, omdat decoratie vaak al hangt voordat iemand ontdekt dat de verlichting niet werkt.
Maak een taakverdeling met vrijwilligers voor openen, ontvangst, puja-tafel, buffet en opruimen. Laat kleding en dandiya-stokken uiterlijk de dag ervoor controleren en zet verse ingrediënten pas op de festivaldag gekoeld of op tijd klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Navratri-festival organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 7 dagen voor het festival het deelnemersaantal en de dieetwensen kunt doorgeven.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Navratri-festival op te bouwen?: Plan minstens 3 uur voor de opbouw op locatie. Reken daarnaast op 60 minuten voor het testen van muziek, microfoon en verlichting en op extra tijd voor het klaarmaken van puja-tafel, decoratie en catering.
Wanneer moet ik de catering voor Navratri bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Bevestig het definitieve aantal en alle dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor aanvang.
Wat moet ik op de dag van een Navratri-festival als eerste doen?: Open de locatie eerst en controleer de ruimte, looproutes en dansvloer. Plaats daarna tafels en stoelen, sluit de geluidsapparatuur aan en test muziek en microfoon voordat je puja-tafel, decoratie en buffet afwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.