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Navratri-Festival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Navratri-Festival braucht mehr als Musik und Dandiya-Stöcke: Programm, Anmeldung, Catering und die Wege auf der Tanzfläche müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ort und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst oder Helfer einteilst. Plane die Essenswünsche früh ein und teste Ton, Mikrofon und Beleuchtung vor dem Einlass. Am Veranstaltungstag helfen klare Aufbauzeiten und getrennte Bereiche für Puja, Buffet, Tanz und Gepäck.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Musik und DJ reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm mit den Teilnehmenden teilen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Tanzfläche und Laufwege festlegen

    2 Personen

  • Dekoration und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Zutaten abholen

    2 Personen

  • Kleidung und Dandiya kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Musikzone ohne Bühne einrichten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Puja- und Dekorationstisch aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Lichter und Laternen anbringen

    3 Personen

  • Catering auspacken

    3 Personen

  • Warme Gerichte vorbereiten

    4 Personen

  • Buffet und Getränketisch vorbereiten

    3 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Eröffnungsprogramm begleiten

    2 Personen

  • Puja begleiten

    3 Personen

  • Tee und Snacks servieren

    4 Personen

  • Garba-Anleitung geben

    2 Personen

  • Garba und Dandiya begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Abendliche garba-Runde begleiten

    4 Personen

  • Verabschiedung und Fundsachen einsammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    3 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen und Geschirr reinigen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 110
  • BuffetischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 130
  • ServierlöffelAnz. 15
  • ServierschalenAnz. 15

Catering

  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • GewürzbehälterAnz. 12
  • Einkäufe

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

  • Rangoli-PulverAnz. 6
  • BlumengirlandenAnz. 12
  • StofftücherAnz. 8
  • Puja-TischdeckeAnz. 2
  • Navratri-BannerAnz. 6
  • Dandiya-StöckeAnz. 120
  • BlumenvasenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LaternenAnz. 12
  • BatteriesetsAnz. 16

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KlebebandAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

  • Verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Ort und Programm feststehen. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Festival, damit du Catering und Sitzplätze planen kannst.
  • Erfasse vegetarische, vegane und andere Ernährungswünsche gesammelt mindestens 5 Tage vorher. Übergib die Angaben anschließend direkt an das Catering, statt sie nur in einzelnen Nachrichten aufzubewahren.
  • Plane für Aufbau und Technik mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Stelle Tische und Stühle auf, räume die Tanzfläche frei und teste Musik, Mikrofon und Lautsprecher mit einer zweiten Person.
  • Richte Buffet und Tanzbereich getrennt ein und halte die Laufwege frei. Warmhaltebehälter, Getränkespender und Servierschalen sollten vor dem Eintreffen der Gäste vollständig bereitstehen.
  • Kontrolliere Dandiya-Stöcke, Kleidung, Lichterketten und Batterien am Vortag. Fehlende Dekoration oder leere Batteriesets fallen am Veranstaltungstag besonders spät auf und lassen sich dann schwer ersetzen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Navratri-Festival organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Location, Musik und Programm. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Festival verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
Wann sollte ich das Catering für Navratri bestellen?
Gib die Bestellung spätestens 10 bis 14 Tage vorher auf. Aktualisiere die Personenzahl und besondere Ernährungswünsche 5 bis 7 Tage vor dem Termin, sofern der Anbieter das zulässt.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Navratri-Festivals?
Plane mindestens 3 Stunden für Mobiliar, Tanzfläche, Buffet, Puja-Tisch, Dekoration und Technik ein. Öffne die Location lieber 30 Minuten früher, damit ein Sound- oder Beleuchtungsproblem nicht den Einlass verzögert.
Was muss ich bei der Navratri-Tanzfläche beachten?
Räume die Tanzfläche vollständig frei und lege die Laufwege vor dem Aufbau fest. Kontrolliere mindestens 60 Minuten vor Beginn, dass Kabel, Stühle und Dekoration nicht in den Bewegungsbereich ragen.

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