Checklist para organizar tu festival de Navratri
Organizar un festival de Navratri requiere coordinar el programa, la música, la puja, el catering y una pista de baile despejada. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para avanzar en el orden correcto, desde reservar el lugar hasta probar el micrófono. También contempla detalles que suelen retrasarse, como recoger preferencias dietéticas, preparar los platos calientes y comprobar las dandiya. Úsala para repartir responsabilidades y llegar al inicio con el espacio, la iluminación y el sonido listos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar música y DJ
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Compartir el programa con los participantes
Asignar voluntarios
2 personas
Realizar el pedido de catering
2 personas
Definir la pista de baile y las rutas de paso
2 personas
Revisar la decoración y los materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger ingredientes frescos
2 personas
Comprobar la ropa y las dandiya
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Montar una zona de música sin escenario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Montar la mesa de puja y decoración
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar las luces y los faroles
3 personas
Desembalar el catering
3 personas
Preparar platos calientes
4 personas
Montar el buffet y la mesa de bebidas
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Coordinar el programa de apertura
2 personas
Acompañar la puja
3 personas
Servir té y aperitivos
4 personas
Dar instrucción de Garba
2 personas
Coordinar garba y dandiya
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la cena
5 personas
Anunciar el programa de la noche
Guiar la ronda de garba de la noche
4 personas
Recoger objetos perdidos y hallazgos
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Limpiar las neveras portátiles y la vajilla
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 110
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 120
- Cuencos reutilizablescant. 120
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Cubiertoscant. 130
- Cucharonescant. 15
- Bandejas de servircant. 15
Catering
- Bandejas para mantener calientecant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Recipientes de especiascant. 12
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Papel de aluminiocant. 2
Decoración
- Polvo de rangolicant. 6
- Guirnaldas de florescant. 12
- Paños de telacant. 8
- Mantel para pujacant. 2
- Banderas de Navratricant. 6
- Palos de dandiyacant. 120
- Jarrones para florescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Farolillos LEDcant. 12
- Juegos de bateríascant. 16
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cinta adhesivacant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar las invitaciones; deja al menos 3 semanas para que los participantes confirmen su asistencia y sus preferencias dietéticas.
- Asigna voluntarios con funciones concretas: recepción, catering, puja, sonido y pista de baile. Haz una reunión o comparte las instrucciones al menos 7 días antes.
- Reserva el catering según el número de inscripciones y confirma las raciones 3 días antes. Calcula también quién recogerá los ingredientes frescos y cuándo se prepararán los platos calientes.
- Planifica el montaje por zonas: mesas y sillas, buffet, puja, música y pista de baile. Abre el lugar al menos 3 horas antes para colocar la decoración, conectar el sonido y despejar las rutas de paso.
- Prueba la música y el micrófono antes de que lleguen los invitados, y comprueba las guirnaldas LED, los farolillos y las baterías. Deja preparadas las dandiya y la ropa al menos 1 día antes para evitar búsquedas de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de Navratri?
- Empieza al menos 3 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, contratar la música y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y el catering 3 días antes.
- ¿Cuándo se monta el lugar para un festival de Navratri?
- Abre el espacio unas 3 horas antes del comienzo. Ese margen permite colocar mesas y sillas, montar la mesa de puja, colgar la decoración, instalar las luces y probar el sonido.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar un festival de Navratri?
- Como mínimo, asigna 5 funciones: recepción, catering, puja, sonido y pista de baile. Si esperas más de 50 participantes, añade una persona de apoyo para el buffet y otra para las rutas de paso.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering de Navratri?
- Confirma el pedido 3 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Recoge los ingredientes frescos el día del evento y reserva tiempo para preparar los platos calientes antes de abrir el buffet.
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