Organiser Navratri sans rien oublier

Une fête de Navratri demande de coordonner le programme, le lieu, la musique, les repas et la piste de danse. Commence par fixer la date et le déroulé, puis réserve le lieu et le DJ avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent aussi à recueillir les besoins alimentaires et à prévoir les quantités. La veille, vérifie les vêtements, les dandiya, la décoration et le matériel audio ; le jour même, garde au moins deux heures pour l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver la musique et le DJ
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Partager le programme avec les participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Définir la piste de danse et les circuits de circulation
2 personnes
Vérifier la décoration et le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les ingrédients frais
2 personnes
Vérifier les vêtements et les dandiya
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Dégager la piste de danse
3 personnes
Installer une zone musicale sans scène
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Installer la table de puja et de décoration
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer les lumières et les lanternes
3 personnes
Déballer le traiteur
3 personnes
Préparer les plats chauds
4 personnes
Dresser le buffet et la table des boissons
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Animer la puja
3 personnes
Servir le thé et les snacks
4 personnes
Donner les consignes de Garba
2 personnes
Animer le garba et le dandiya
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Annoncer le programme du soir
Encadrer la ronde de garba du soir
4 personnes
Rassembler les objets trouvés et les affaires oubliées
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 130
Louchesqté 15
Plateaux de serviceqté 15

Catering

Bacs de maintien au chaudqté 8
Distributeurs de boissonsqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à herbesqté 12
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Poudre de rangoliqté 6
Guirlandes de fleursqté 12
Chiffons en tissuqté 8
Nappe de pujaqté 2
Bannières Navratriqté 6
Bâtons de dandiyaqté 120
Vases à fleursqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampions à LEDqté 12
Piles de rechangeqté 16

Équipement

Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ruban adhésifqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Conseils

Fixe le programme avant les invitations : indique les horaires de la puja, du repas et des danses afin que les participants sachent quand arriver et quoi prévoir.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la fête. Tu auras ainsi le temps d’ajuster la commande traiteur et les portions.
Prévois une zone clairement dégagée pour la danse, sans tables ni câbles sur le passage. Teste la musique et le micro avant l’arrivée des participants, pas au début du programme.
Pour le service, compte une assiette, un bol, un verre et des couverts réutilisables par personne, avec environ 10 % de réserve. Les plats chauds doivent rester dans des bacs de maintien au chaud jusqu’au repas.
Prépare la décoration et l’éclairage la veille : nappe de puja, poudre de rangoli, guirlandes de fleurs, bannières Navratri et lampions LED. Garde des piles de rechange et un portant pour les vêtements afin d’éviter les achats de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de Navratri ?: Commence au moins 4 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu et la musique, puis envoie les invitations et fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il pour installer une fête de Navratri ?: Prévois 2 à 3 heures le jour même pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration, les lumières et le matériel audio. Ajoute 30 minutes pour tester la musique et le micro avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir pour la danse dandiya ?: Réserve une piste dégagée et prévois une paire de bâtons de dandiya par participant, plus environ 10 % de réserve. Éloigne les tables, les chaises et les câbles du circuit de danse avant l’arrivée du groupe.
Quand confirmer le traiteur pour Navratri ?: Confirme la commande au moins 7 jours avant la fête, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Récupère les ingrédients frais le jour même et garde les plats chauds dans des bacs adaptés jusqu’au service.

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