Boodschappenlijst voor een natuurkundecongres

Voor een natuurkundecongres heb je meer nodig dan een beamer en koffie. Deelnemers moeten kunnen registreren, zitten, luisteren, aantekeningen maken en tussendoor eten en drinken. Denk daarom aan ontvangstmeubilair, naamkaartjes, presentatieapparatuur, microfoons, servies en middelen voor koffie- en waterpunten. Stem de aantallen af op het deelnemersaantal en reserveer techniek ruim vóór de congresdag. Controleer daarnaast vooraf of de presentatielaptop en aansluitingen werken met de beamer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Ontvangstbalie
Spreektafel
Posterbordenaantal 12
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 140
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerkommenaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
VGA-adapteraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Mobiele whiteboardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
dienbladenaantal 8
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Congresbannersaantal 2
Tafellopersaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 140
Pijlbordenaantal 10
Posterhakenaantal 30

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Kabelgotenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 120 zakjes
- Kruidenthee - 60 zakjes
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Spa Blauw - 120 flessen
- Bruisend mineraalwater - 60 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pils - 96 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Baguettes - 30 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Mini-broodjes - 240 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Ham - 3 kilogram
- Kipfilet - 3 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilogram
- Sla - 8 kroppen
- Paprika's - 20 stuks
- Rode uien - 2 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Appels - 140 stuks
- Bananen - 100 stuks
- Druiven - 8 kilogram
- Mandarijnen - 100 stuks
- Yoghurt - 12 kilogram
- Muesli - 4 kilogram
- Havermoutkoeken - 140 stuks
- Naturelchips - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Olijven - 3 kilogram
- Gemengde noten - 3 kilogram
- Borrelkaas - 3 kilogram
- Druiven voor borrel - 4 kilogram
- Kerstomaten - 3 kilogram
- Komkommer voor borrel - 3 kilogram
- Rijst - 8 kilogram
- Pasta - 8 kilogram
- Groentebouillon - 4 liter
- Tomatensaus - 8 liter
- Pesto - 2 kilogram
- Parmezaanse kaas - 2 kilogram
- Kikkererwten - 24 blikken
- Kokosmelk - 12 blikken
- Curry - 4 potten
- Olijfolie - 3 liter
- Zonnebloemolie - 2 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 10 bollen
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Saladedressing - 3 liter
- Chocoladekoekjes - 140 stuks
- Veganistische koekjes - 60 stuks
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Papieren servetten - 600 stuks
- Koffiefilters - 200 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Afvalzakken - 40 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 6 paar
- Luchtverfrisser - 4 bussen

Tips

Reken voor koffie op 2 tot 3 kopjes per persoon tijdens het eerste congresblok en zet per koffiepauze extra kopjes klaar. Voorzie daarnaast minimaal 1 drinkglas per deelnemer per ronde.
Neem voor presentaties minstens 1 HDMI-kabel en 1 VGA-adapter mee. Leg ook een reservekabel klaar; een ontbrekende adapter kan het programma al bij de eerste spreker vertragen.
Plan per deelnemer 1 stoel en houd voor sprekers een aparte spreektafel vrij. Zet de ontvangstbalie minstens 30 minuten vóór de inloop klaar met naamkaartjes en de bijgewerkte deelnemerslijst.
Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker uiterlijk de dag vóór het congres. Controleer bij draadloze microfoons ook de batterijen en het bereik in de grootste zaal.
Bestel servies op basis van het maximale aantal eters en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Verzamel dieetwensen vóór je de catering definitief maakt, zodat borden en serveerschalen herkenbaar kunnen worden ingericht.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor een natuurkundecongres?: Zorg minimaal voor stoelen, tafels, een ontvangstbalie, naamkaartjes, beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, een VGA-adapter, microfoons en luidsprekers. Voor de pauzes heb je ook koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, drinkglazen en cateringservies nodig.
Hoeveel stoelen moet ik huren voor een natuurkundecongres?: Voorzie 1 stoel per aangemelde deelnemer en tel daar 5 tot 10 procent reserve bij op. Bij 100 deelnemers kom je dus uit op 105 tot 110 stoelen, afhankelijk van de zaalindeling en extra zitplaatsen voor sprekers.
Hoeveel microfoons heb je nodig op een congres?: Gebruik minimaal 1 microfoon voor de spreker en 1 extra draadloze microfoon voor vragen uit de zaal. Bij een panel met meerdere sprekers reken je op 1 microfoon per spreker plus 1 publieksmicrofoon.
Wanneer moet je de techniek voor een natuurkundecongres regelen?: Reserveer beamer, scherm, laptop, microfoons en luidsprekers zodra de congresdatum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Test alle aansluitingen uiterlijk 1 dag vóór het congres en controleer de opstelling opnieuw op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.