Qué necesitas para un congreso de física

Organizar un congreso de física exige preparar mucho más que el programa y las ponencias. Esta lista reúne el material para recibir a los participantes, montar la zona de presentaciones, servir café y comidas, y evitar problemas técnicos. Comprueba las cantidades según el número de asistentes y añade margen para cables, adaptadores y consumibles. También conviene separar lo que se compra de lo que debe probarse o llevarse el mismo día.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesascant. 18
Mostrador de recepción
Mesa de oradores
Paneles para cartelescant. 12
Percheroscant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 140
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 140
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cuencos de serviciocant. 20
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptador VGAcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Pizarras blancas móvilescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
bandejascant. 8
Abrebotellascant. 3

Decoración

Banners del congresocant. 2
Manteles runnerscant. 18
Portanombrescant. 140
Carteles direccionalescant. 10
Ganchos para pósterescant. 30

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Canaletas para cablescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 120 sobres
- Té de hierbas - 60 bolsitas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 60 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Baguettes - 30 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini bocadillos - 240 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Queso curado - 3 kilogramo
- Queso crema - 2 kilogramos
- Jamón - 3 kilogramo
- Pechuga de pollo - 3 kilogramo
- Hummus - 3 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 4 kilogramos
- Lechuga - 8 unidades
- Pimientos - 20 unidades
- Cebollas rojas - 2 kilogram
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Manzanas - 140 unidades
- Plátanos - 100 unidades
- Uvas - 8 kilogramos
- Mandarinas - 100 unidades
- Yogur - 12 kilogram
- Muesli - 4 kilogram
- Galletas de avena - 140 unidades
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Queso para aperitivo - 3 kilogramo
- Uvas para aperitivo - 4 kilogram
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Pepino para aperitivo - 3 kilogramos
- Arroz - 8 kilogramo
- Pasta - 8 kilogramos
- Caldo de verduras - 4 litros
- Salsa de tomate - 8 litros
- Pesto - 2 kilogram
- Queso parmesano - 2 kilogramos
- Garbanzos - 24 latas
- Leche de coco - 12 latas
- Curry - 4 botes
- Aceite de oliva - 3 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 10 cabezas
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Aliño para ensalada - 3 litros
- Galletas de chocolate - 140 unidades
- Galletas veganas - 60 unidades
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Filtros de café - 200 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 6 pares
- Ambientador - 4 botes

Consejos

Calcula las sillas, mesas y vajilla para el número confirmado de participantes, y añade un margen del 5 al 10 % para cambios de última hora.
Prepara al menos un cable HDMI y un adaptador VGA compatibles con el portátil de cada sala; estos accesorios suelen faltar aunque el proyector esté reservado.
Reserva micrófonos inalámbricos, soporte, altavoces y un clic de presentación con tiempo suficiente para probarlos antes de la primera ponencia.
Para el servicio de café, calcula aproximadamente 2 tazas por persona durante la pausa principal y comprueba que haya termos, máquinas o teteras disponibles.
Monta la recepción con mostrador, tarjetas y etiquetas de nombres antes de abrir las puertas; deja la lista de participantes y el plan de trabajo en papel como respaldo.

Preguntas frecuentes

¿Qué material audiovisual necesito para un congreso de física?: Como mínimo, prepara un proyector, una pantalla, un portátil, cables HDMI, un adaptador VGA y un clic de presentación. Para una sala con preguntas del público, añade micrófonos inalámbricos, soporte y altavoces.
¿Cuánta vajilla necesito para un congreso de 100 personas?: Prepara al menos 100 platos, vasos, tazas, cubiertos y cuencos o bandejas de servicio, más un margen del 10 %. Si habrá vino, calcula también 110 copas para evitar quedarte corto por roturas o cambios de última hora.
¿Cuánto café debo comprar para un congreso?: Calcula 2 tazas por persona para una pausa de café y hasta 3 por persona si el congreso dura varias horas. Para 100 asistentes, eso equivale a unas 200-300 tazas; ajusta la cantidad si también habrá té o bebidas frías.
¿Cuándo debo preparar los equipos del congreso?: Haz una prueba técnica completa como mínimo 24 horas antes y vuelve a comprobar las conexiones al menos 60 minutos antes de la primera presentación. Guarda cables, adaptadores y regletas juntos para localizarlos rápidamente.

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