Que faut-il prévoir pour un congrès de physique ?

Pour un congrès de physique, les achats ne se limitent pas au café et aux repas. Il faut aussi préparer l’accueil des participants, les présentations, la sonorisation et l’espace réservé aux posters. Prévoyez le matériel technique en fonction du programme final et du nombre d’intervenants. Cette liste vous aide à ne pas oublier les câbles, adaptateurs, rallonges et accessoires qui manquent souvent le jour venu.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 18
Accueil
Table de prise de parole
Panneaux d’affichage pour postersqté 12
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 140
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Saladiers de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateur VGAqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Tableaux blancs mobilesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
plateauxqté 8
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Banderoles de congrèsqté 2
Chemins de tableqté 18
Porte-nomsqté 140
Panneaux indicateursqté 10
Crochets pour affichesqté 30

Éclairage

Lampadairesqté 4
Goulottes de câblesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 120 sachets
- Tisane - 60 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Baguettes - 30 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini-pains - 240 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Filet de poulet - 3 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 20 pièces
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Pommes - 140 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mandarines - 100 pièces
- Yaourt - 12 kilogrammes
- Muesli - 4 kilogrammes
- Biscuits à l’avoine - 140 pièces
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Olives - 3 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Fromage apéritif - 3 kilogrammes
- Raisins pour l’apéritif - 4 kilogram
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Concombres pour l’apéritif - 3 kilogram
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Bouillon de légumes - 4 litres
- Sauce tomate - 8 litres
- Pesto - 2 kilogrammes
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Pois chiches - 24 boîtes
- Lait de coco - 12 boîtes
- Curry - 4 pots
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 10 têtes
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Vinaigrette pour salade - 3 litres
- Biscuits au chocolat - 140 pièces
- Biscuits vegan - 60 pièces
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Désodorisant - 4 bombes

Conseils

Prévoyez environ deux tasses de café par participant sur une matinée, puis ajoutez de l’eau et des verres pour toute la durée du congrès. Les machines à café, bouilloires et thermos doivent être installés avant l’arrivée du premier participant.
Pour chaque présentation, vérifiez au moins un câble HDMI, un adaptateur VGA et un ordinateur portable compatible. Gardez un exemplaire de secours de chaque adaptateur sur la table technique.
Comptez un microphone sans fil pour les intervenants et un second pour les questions du public dès que la salle dépasse 50 personnes. Testez les microphones, les haut-parleurs et le pied de microphone avant l’ouverture.
Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les inscriptions tardives. Installez la table d’accueil et les badges au moins 30 minutes avant le début des premières sessions.
Si le programme comprend une session posters, réservez un panneau d’affichage par poster et préparez les tables de service, saladiers et plateaux avant la pause. Faites les courses au plus tard la veille afin de pouvoir vérifier les quantités et les besoins alimentaires.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès de physique ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 100 inscrits, préparez donc 105 à 110 chaises afin d’absorber les arrivées sans inscription préalable.
Quel matériel faut-il pour les présentations scientifiques ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI, un adaptateur VGA et un cliqueur de présentation. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant le congrès et gardez un adaptateur de rechange sur place.
Combien de microphones faut-il pour un congrès ?: Prévoyez au minimum un microphone pour les intervenants et un second pour les questions lorsque la salle accueille plus de 50 personnes. Pour une grande salle ou plusieurs sessions simultanées, comptez un microphone par espace de prise de parole.
Quand acheter les boissons et le matériel de pause-café ?: Faites les courses la veille du congrès pour disposer de boissons, tasses, verres et vaisselle en quantité suffisante. Installez les machines à café, bouilloires et thermos avant l’accueil, idéalement 30 minutes avant l’ouverture.

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