Checklist voor een nationaal congres organiseren

Een nationaal congres vraagt om een planning waarin inhoud, deelnemers en uitvoering tegelijk worden geregeld. Leg eerst datum, locatie en programma vast; daarna volgen sprekers, aanmeldingen, catering en techniek. In de laatste weken draait het vooral om bevestigingen, presentaties, badges, bewegwijzering en aantallen. Gebruik deze checklist als werkvolgorde en controleer extra vroeg wat op de congresdag niet eenvoudig te vervangen is, zoals microfoons, presentatielaptops en zaalopstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Congresdatum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijden vaststellen
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers en sessies bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie verzamelen
Parkeerinformatie publiceren
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Fotograaf reserveren
Beveiliging reserveren
Dagvoorzitter bevestigen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Presentaties ontvangen
2 personen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Programma online publiceren
Deelnemersbevestiging versturen
2 personen
Badges en deelnemerslijst maken
3 personen
Naamkaartjes voor sprekers maken
Route- en zaalbordjes maken
2 personen
Congresmaterialen bestellen
2 personen
Catering aantallen doorgeven
2 personen
Dieetmaaltijden bevestigen
Sprekersbriefing versturen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Deelnemerslijst actualiseren
2 personen
Sprekersgeschenken inkopen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaalindeling markeren
2 personen
Techniek en presentaties klaarzetten
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Podium en spreektafel klaarzetten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Koffiepunten inrichten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Techniek testen
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Badges uitdelen
3 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Openingssessie begeleiden
3 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Microfoons beheren
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Sprekers begeleiden naar zalen
2 personen
Deelsessies openen
4 personen
Deelsessies ondersteunen
6 personen
Deelsessies afronden
4 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
3 personen
Dinerzaal afruimen
5 personen
Avondsessie begeleiden
3 personen
Drankservice afsluiten
3 personen
Afsluiting en bedankmoment begeleiden
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Registratiebalie afbouwen
2 personen
Techniek uitschakelen
3 personen
Servies verzamelen
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Zalen schoonmaken
6 personen
Meubilair terugplaatsen
6 personen
Materialen inpakken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Sprekersbedankjes versturen
Deelnemersbedankmail versturen
Presentaties met deelnemers delen
Facturen en borg controleren
2 personen
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 330
Tafelsaantal 36
Registratietafelsaantal 4
Statafelsaantal 24
Spreektafelaantal 2
Podiumdelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Presentatielaptopsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 8
Tafelmicrofoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 8
Microfoonstatievenaantal 6
Mengpanelenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 20
Stekkerdozenaantal 16
HDMI-kabelsaantal 8
USB-C-adaptersaantal 8
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Laptopladersaantal 8
USB-sticksaantal 12
Labelprintersaantal 2
Printerpapieraantal 10
Inktcartridgesaantal 4
Gaffer tapeaantal 12
Kabelbindersaantal 200
Gereedschapskoffersaantal 2

Verlichting

LED-werklampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 360
Wijnglazenaantal 360
Koffiekopjesaantal 360
Dinerbordenaantal 360
Dessertbordenaantal 360
Besteksetsaantal 360
Serveerlepelsaantal 24
Koffiekannenaantal 12
Theepottenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 12
Buffetkommenaantal 24
Serveerbladenaantal 16
Tangenaantal 16
Soeplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 12
Kurkentrekkersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 36
Podiumachtergrondenaantal 2
Bloemstukkenaantal 12
Naambordhoudersaantal 24
Vlaggenaantal 12
Entreebanner
Podiumbanner
Pijlbordjesaantal 20
Zaalbordjesaantal 8
Badgesaantal 360
Lanyardsaantal 360
Naamkaartjesaantal 40
Programmafoldersaantal 360
Notitieblokkenaantal 360
Balpennenaantal 400
Sprekersgeschenkenaantal 24
Evaluatiekaartenaantal 360
Tafelnummersaantal 36
Naamkaartstandaardsaantal 360

Catering

Boodschappen
Buffetlabelsaantal 60
Dieetlabelsaantal 40
Menukaartenaantal 36
Drankdispensersaantal 8
Waterkannenaantal 24

Schoonmaak

Afvalzakkenhoudersaantal 12
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Toiletborstelsaantal 6

Tips

Plan de technische controle uiterlijk 7 dagen voor het congres. Verzamel alle presentaties, test ze op de presentatielaptops en controleer HDMI-kabels, USB-C-adapters, projectoren en klikkers per zaal.
Sluit de deelnemersregistratie niet pas op de dag zelf af. Geef de cateraar de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door, zodat koffie, lunch en servies kloppen.
Maak badges en deelnemerslijsten minimaal 2 werkdagen van tevoren. Zet de registratietafels bij de ingang en leg naamkaartjes voor sprekers apart; dat voorkomt zoeken tijdens de ontvangst.
Controleer de zaalindeling op doorstroming: plaats congresstoelen, tafels, statafels en garderoberekken vóór de opbouwdag. Reserveer ruimte bij de ingang voor registratie en hang route- en zaalbordjes op vanaf de entree.
Regel één aanspreekpunt per onderdeel voor de congresdag. Gebruik portofoons voor organisatie en beveiliging en test draadloze microfoons, tafelmicrofoons, luidsprekers en mengpanelen vóór de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nationaal congres organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf vast. Begin daarna direct met programma, sprekers en aanmeldformulier; voor een groot congres zijn 3 maanden voorbereiding voor communicatie en logistiek vaak minimaal.
Wanneer moet ik de catering voor een congres definitief doorgeven?: Geef aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door. Vraag deelnemers eerder uit naar allergieën en diëten, zodat de cateraar niet alleen het totaal maar ook de verdeling van maaltijden kan voorbereiden.
Wanneer moeten presentaties van congressprekers binnen zijn?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op. Gebruik de resterende week voor een technische controle op beeldverhouding, video, lettertypen, aansluitingen en de juiste presentatieversie.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een nationaal congres?: Tel per gelijktijdige zaal minimaal één microfoon voor de spreker en één voor vragen uit de zaal. Bij een panel voeg je per panellid een microfoon toe; reserveer daarnaast minstens één getest exemplaar als back-up.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.