Nationalen Kongress organisieren: die Checkliste

Ein Nationaler Kongress braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Referenten, Anmeldung und Technik voneinander abhängen. Lege zuerst Datum, Veranstaltungsort und Zeitplan fest und bestätige danach Sessions und Redner. Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Anreise- und Parkinformationen belastbar sind. In den letzten Wochen geht es vor allem um Präsentationen, Badges, Cateringmengen und einen vollständigen Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konferenzdatum und -ort festlegen
2 Personen
Programm und Zeiten festlegen
3 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Redner und Sessions bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Transportinformationen sammeln
Parkinformationen veröffentlichen
Catering reservieren
2 Personen
Technik reservieren
2 Personen
Fotograf buchen
Sicherheit buchen
Moderator bestätigen
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
Präsentationen entgegennehmen
2 Personen
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Programm online veröffentlichen
Teilnehmerbestätigung versenden
2 Personen
Badges und Teilnehmerliste erstellen
3 Personen
Namensschilder für Redner erstellen
Wegweiser und Raumschilder erstellen
2 Personen
Kongressmaterialien bestellen
2 Personen
Catering-Mengen durchgeben
2 Personen
Diätmahlzeiten bestätigen
Sprecherbriefing versenden
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
2 Personen
Geschenke für Redner einkaufen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Raumaufteilung markieren
2 Personen
Technik und Präsentationen aufbauen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Bühne und Rednertisch bereitstellen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Kaffee-Stationen einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Technik testen
3 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Namensschilder ausgeben
3 Personen
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
Eröffnungssession begleiten
3 Personen
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Mikrofone verwalten
2 Personen
Fragen aus dem Publikum moderieren
2 Personen
Kaffeepause servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
4 Personen
Redner zu den Sälen begleiten
2 Personen
Parallel-Sessions eröffnen
4 Personen
Teilsessions unterstützen
6 Personen
Parallelsitzungen abschließen
4 Personen
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
3 Personen
Speisesaal abräumen
5 Personen
Abendsession betreuen
3 Personen
Getränkeservice beenden
3 Personen
Abschluss und Dankesmoment begleiten
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Registrierungstheke abbauen
2 Personen
Technik ausschalten
3 Personen
Geschirr sammeln
5 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Räume reinigen
6 Personen
Möbel wieder aufstellen
6 Personen
Materialien einpacken
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Dankeschöns für Redner verschicken
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
Präsentationen mit Teilnehmern teilen
Rechnungen und Kaution prüfen
2 Personen
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 330
TischeAnz. 36
RegistrierungstischeAnz. 4
StehtischeAnz. 24
RednertischAnz. 2
BühnenelementeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

ProjektorenAnz. 4
ProjektionsleinwändeAnz. 4
PräsentationslaptopsAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 8
TischmikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 8
MikrofonständerAnz. 6
MischpulteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 16
HDMI-KabelAnz. 8
USB-C-AdapterAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8
Laptop-LadegeräteAnz. 8
USB-SticksAnz. 12
EtikettendruckerAnz. 2
DruckerpapierAnz. 10
TintenpatronenAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
WerkzeugkofferAnz. 2

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 12

Geschirr

WassergläserAnz. 360
WeingläserAnz. 360
KaffeetassenAnz. 360
Dinner-TellerAnz. 360
DesserttellerAnz. 360
BestecksetsAnz. 360
ServierlöffelAnz. 24
KaffeekannenAnz. 12
TeekannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 12
BuffetschalenAnz. 24
ServiertablettsAnz. 16
ZangenAnz. 16
SuppenkellenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 12
KorkenzieherAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 36
BühnenhintergründeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 24
FahnenAnz. 12
Eingangsbanner
Bühnenbanner
WegweiserAnz. 20
RaumschilderAnz. 8
AusweiseAnz. 360
LanyardsAnz. 360
NamensschilderAnz. 40
ProgrammhefteAnz. 360
NotizblöckeAnz. 360
KugelschreiberAnz. 400
Geschenke für ReferentenAnz. 24
BewertungskartenAnz. 360
TischnummernAnz. 36
NamenskartenständerAnz. 360

Catering

Einkäufe
BuffetetikettenAnz. 60
DiätetikettenAnz. 40
SpeisekartenAnz. 36
GetränkespenderAnz. 8
WasserkannenAnz. 24

Reinigung

MüllsackhalterAnz. 12
MüllgreiferAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 24
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 6

Tipps

Plane die Referenten und Sessions mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress verbindlich ein. Fordere dabei Sprecherinformationen und Präsentationen mit einer festen Abgabefrist an, damit Änderungen nicht am Veranstaltungstag auftauchen.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm, Ort und Anfangs- und Endzeiten feststehen. Frage direkt nach Ernährungswünschen und Transportbedarf; wer diese Angaben erst vor Ort sammelt, kann das Catering kaum exakt bestellen.
Prüfe jede Präsentation spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress auf dem vorgesehenen Präsentationslaptop. Teste dabei Projektoren, Leinwände, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Klicker und Funkmikrofone gemeinsam.
Erstelle die Teilnehmerliste und Badges spätestens 2 Tage vor dem Einlass. Lege zusätzlich Namensschilder für Redner sowie Wegweiser und Raumschilder bereit, damit die Registrierung nicht durch Nachfragen stockt.
Gib dem Catering die endgültigen Mengen 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress durch. Plane neben Speisen und Getränken auch Wassergläser, Kaffeetassen, Teller und ausreichend Abfallbehälter für Registrierung, Pausen und Abendprogramm ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Nationalen Kongress planen?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort, Programmrahmen und Referenten. Die Anmeldung sollte meist 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress öffnen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Nationalen Kongress starten?: Öffne das Anmeldeformular, sobald Ort, Zeiten, Programm und Teilnahmebedingungen feststehen, typischerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Ernährungswünsche und Transportinformationen sollten direkt abgefragt werden.
Wann müssen Präsentationen für einen Kongress abgegeben werden?: Setze eine verbindliche Abgabefrist 5 bis 10 Werktage vor dem Kongress. Die technische Prüfung auf dem Veranstaltungs-Laptop sollte spätestens 3 bis 5 Werktage vorher abgeschlossen sein.
Wann bestellt man das Catering für einen Nationalen Kongress?: Reserviere das Catering frühzeitig und übermittle die endgültigen Mengen 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress. Berücksichtige dabei Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Zahl der Pausen.

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