Checklist pour organiser un congrès national

Un congrès national demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les participants et les prestataires. Commence par bloquer la date et le lieu, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les transports et les présentations doivent être collectés assez tôt pour éviter les corrections de dernière minute. Cette checklist regroupe les démarches, le matériel et les contrôles à prévoir jusqu’à l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du congrès
2 personnes
Établir le programme et les horaires
3 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants et les sessions
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations de transport
Publier les informations de stationnement
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Réserver le photographe
Réserver la sécurité
Confirmer l’animateur de la journée
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Recevoir les présentations
2 personnes
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Publier le programme en ligne
Envoyer la confirmation aux participants
2 personnes
Créer les badges et la liste des participants
3 personnes
Créer des badges nominatifs pour les intervenants
Créer les panneaux de route et de salle
2 personnes
Commander le matériel de congrès
2 personnes
Communiquer les quantités au traiteur
2 personnes
Confirmer les repas adaptés
Envoyer le briefing des intervenants
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Acheter des cadeaux pour les intervenants
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer la technique et les présentations
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer la scène et la table d’orateur
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Aménager les points café
3 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Tester la technique
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Animer la séance d'ouverture
3 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Animer les questions de la salle
2 personnes
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Accompagner les intervenants vers les salles
2 personnes
Ouvrir les sessions parallèles
4 personnes
Soutenir les sessions parallèles
6 personnes
Clore les sessions parallèles
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
3 personnes
Désencombrer la salle à manger
5 personnes
Animer la session du soir
3 personnes
Clore le service des boissons
3 personnes
Animer la clôture et le moment de remerciement
2 personnes
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Démonter le comptoir d'inscription
2 personnes
Éteindre la technique
3 personnes
Rassembler la vaisselle
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer les salles
6 personnes
Remettre le mobilier en place
6 personnes
Emballer le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer des remerciements aux intervenants
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
Partager les présentations avec les participants
Vérifier les factures et la caution
2 personnes
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 330
Tablesqté 36
Tables d’inscriptionqté 4
Tables hautesqté 24
Table de prise de paroleqté 2
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Ordinateurs portables de présentationqté 4
Cliques de présentationqté 4
Microphones sans filqté 8
Microphones de tableqté 4
Haut-parleursqté 8
Pieds de microqté 6
Tables de mixageqté 2
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 16
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs USB-Cqté 8
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs d’ordinateur portableqté 8
Clés USBqté 12
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Papier pour imprimanteqté 10
Cartouches d'encreqté 4
Ruban gafferqté 12
Serre-câblesqté 200
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 360
Verres à vinqté 360
Tasses à caféqté 360
Assiettes de dînerqté 360
Assiettes à dessertqté 360
Couvertsqté 360
Cuillères de serviceqté 24
Pichets à caféqté 12
Théièresqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 12
Saladiers pour buffetqté 24
Plateaux de serviceqté 16
Pincesqté 16
Louches à soupeqté 8
Thermosqté 12
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Nappesqté 36
Fond de scèneqté 2
Compositions floralesqté 12
Porte-nomsqté 24
Drapeauxqté 12
Bannière d’entrée
Bannière de scène
Panneaux de directionqté 20
Panneaux de salleqté 8
Badgesqté 360
Lanyardsqté 360
Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 360
Blocs-notesqté 360
Stylos à billeqté 400
Cadeaux pour les intervenantsqté 24
Cartes d’évaluationqté 360
Numéros de tableqté 36
Présentoirs pour cartes nominativesqté 360

Catering

Courses
Étiquettes de buffetqté 60
Étiquettes alimentairesqté 40
Cartes de menuqté 36
Distributeurs de boissonsqté 8
Carafes d’eauqté 24

Nettoyage

Supports pour sacs poubelleqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Brosses de toilettesqté 6

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de contacter les intervenants : le programme dépendra de la capacité des salles, des horaires disponibles et des conditions techniques.
Ouvre les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable, puis fixe une date limite pour recueillir les allergies, régimes alimentaires et informations de transport.
Demande les présentations au moins 7 jours avant le congrès et teste chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur prévus, notamment les vidéos, polices et adaptateurs USB-C.
Prépare les badges, la liste des participants et les panneaux de direction au moins 48 heures avant l’ouverture. Prévois des badges vierges pour les changements et inscriptions tardives.
Communique les quantités définitives au traiteur après la clôture des inscriptions, puis vérifie sur place les tables d’accueil, microphones, rallonges, multiprises et câbles avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès national ?: Commence au moins 6 mois avant la date prévue pour réserver le lieu, confirmer les intervenants et sécuriser la technique, la restauration et la sécurité. Prévois une dernière vérification opérationnelle durant les 7 jours précédents.
Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès ?: Ouvre les inscriptions dès que la date, le lieu et une première version du programme sont confirmés, généralement 8 à 12 semaines avant l’événement. Fixe la date limite des inscriptions et des besoins alimentaires entre 7 et 14 jours avant le congrès.
Combien de temps avant faut-il demander les présentations des intervenants ?: Demande les présentations au moins 14 jours avant le congrès et impose une version finale 7 jours avant. Cela laisse le temps de vérifier les formats, les vidéos, les câbles et la compatibilité avec l’équipement de projection.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès national ?: La veille, contrôle les badges, la liste des participants, les panneaux, le programme publié, les quantités du traiteur et les besoins alimentaires. Teste aussi chaque microphone, projecteur, écran, ordinateur, rallonge et multiprise avant l’ouverture des salles.

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