Najaarsmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een najaarsmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en verkopers regelen. Leg eerst datum, locatie en vergunning vast en werk daarna toe naar een duidelijke indeling, betrouwbare voorzieningen en een compleet informatiepakket voor verkopers en bezoekers. Denk vooral op tijd aan stroom, toiletten, afvalinzameling en bescherming tegen regen en wind. Met deze checklist zie je wat je moet regelen, wanneer je het controleert en welke materialen op de marktdag klaar moeten staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktvergunning aanvragen
Leveranciers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Verkopers aanmelden
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Stroompunten reserveren
Toiletten reserveren
Afvalinzameling reserveren
Kramenindeling tekenen
2 personen
Verkopersplaatsen toewijzen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen
Betaalborden printen
Naambadges maken
2 personen
Routeborden maken
2 personen
Weersbescherming controleren
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers laten inrichten
3 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Kassa's vullen met wisselgeld
2 personen
Openingsteam instrueren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Catering serveren
4 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Verlichting controleren
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Laatste hapjes serveren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Verkopers laten afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Tenten en kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies en materiaal reinigen
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Gehuurd materiaal controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Verkopers informeren over afhandeling
Gevonden voorwerpen verzamelen
Eindschoonmaak uitvoeren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 6
Krukjesaantal 10
Kassatafelsaantal 3
Afzetpalenaantal 12
Paraplubakkenaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Opbergkrattenaantal 20
Lege palletsaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 80
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Betaalterminalsaantal 3
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Handlampenaantal 6
Kassa'saantal 3
Geldkistjesaantal 3
Rekenmachinesaantal 3
Prijslijstenaantal 20
Pinbordjesaantal 6
Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Handmegafonenaantal 2
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24
Oplaadbare werklampenaantal 4
USB-geheugensaantal 2
Ducttapeaantal 8
Meetlintenaantal 3
Gereedschapskoffersaantal 3
Hamersaantal 3
Schroevendraaiersetsaantal 3
Waterpassenaantal 3
Grondpennenaantal 48
Sjorbandenaantal 24
Labelprintersaantal 2
Etikettenrollenaantal 10
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 10
Eerstehulpkoffersaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 10

Decoratie

Herfstbladerenaantal 10
Strobalenaantal 12
Pompoenenaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Vlaggenlijnenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Prikbordenaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 20
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Kleefstripsaantal 10
Bindtouwaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Tafeldecoratiesaantal 20
Ledkaarsenaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 24
Isoleerkannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Broodmessenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Voedselcontainersaantal 20
Thermoboxenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Sponzenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 8
Papieren handdoekenaantal 12
Opvouwbare afvalcontainersaantal 8
Stoffer en blikaantal 6

Catering

Boodschappen
Menukaartenaantal 20
Allergenenkaartenaantal 20
Polsbandjesaantal 300
Consumptiebonnenaantal 1000
Picknickmandenaantal 6
Drankdispensersaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 8

Tips

Vraag de marktvergunning vroeg aan en controleer meteen welke eisen gelden voor stroom, afval, toiletten en verkoopplaatsen. Zo voorkom je dat je voorzieningen pas na de inschrijving van verkopers moet aanpassen.
Maak de kramenindeling zodra de verkopers zich aanmelden. Reserveer per plaats niet alleen een marktkraam, maar controleer ook loopruimte, stroompunten en ruimte voor leveringen.
Verstuur parkeerinformatie samen met de bevestiging van de verkopersplaats. Vermeld waar laden en lossen kan en geef een tijdvak, zodat leveringen niet tegelijk op het terrein aankomen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, kabelmatten, afzetpalen en handlampen klaar voordat de eerste verkoper arriveert.
Test de stroomvoorziening vóór openingstijd en controleer betaalterminals, kassa’s en mobiele speakers afzonderlijk. Leg betaalborden zichtbaar neer en houd verlengkabels en stekkerdozen achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een najaarsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en marktvergunning. Nodig leveranciers en verkopers daarna uit, zodat je uiterlijk 4 weken vooraf de indeling en voorzieningen kunt vastleggen.
Wanneer moet ik de marktvergunning voor een najaarsmarkt aanvragen?: Vraag de vergunning direct aan nadat datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken voor de markt. De behandelingstermijn verschilt per gemeente, dus controleer de lokale termijn voordat je uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een najaarsmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Stem de verdeling af op de verwachte bezoekersduur en zet gekoelde voorraad uiterlijk de dag ervoor klaar.
Wanneer moet ik de laatste controle voor een najaarsmarkt doen?: Doe de terreininspectie en de stroomtest op de ochtend van de markt, vóór de opbouw klaar is. Controleer daarnaast de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals 2 tot 3 uur voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.