Checklist pour organiser un marché d'automne

Un marché d'automne demande une coordination précise entre les exposants, le lieu et les équipements. Cette checklist de 70 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du site jusqu'à l'inspection finale. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : permis, toilettes, enlèvement des déchets, besoins électriques, paiements et protection contre la météo. Prévoyez les confirmations assez tôt pour éviter les changements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander le permis de marché
Inviter les fournisseurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Inscrire les vendeurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des prises électriques
Réserver les toilettes
Réserver l’enlèvement des déchets
Dessiner l’agencement des stands
2 personnes
Attribuer les emplacements des vendeurs
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Imprimer les panneaux de paiement
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier la protection contre les intempéries
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Demander aux vendeurs de s'installer
3 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Approvisionner les caisses en monnaie
2 personnes
Instruire l’équipe d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Servir les derniers amuse-bouches
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Demander aux vendeurs de démonter
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Démonter les tentes et les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Vérifier le matériel loué
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Informer les vendeurs du règlement
Rassembler les objets trouvés
Effectuer le nettoyage final
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 16
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Tabouretsqté 10
Tables de caisseqté 3
Poteaux de balisageqté 12
Porte-parapluiesqté 4
Porte-manteauxqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Caisses de rangementqté 20
Palettes videsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 6
Caissesqté 3
Caisses à monnaieqté 3
Calculatricesqté 3
Listes de prixqté 20
Punaises de tableauqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Mégaphones manuelsqté 2
Lampes de pocheqté 6
Pilesqté 24
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Clés USBqté 2
Ruban adhésifqté 8
Mètres rubansqté 3
Boîtes à outilsqté 3
Marteauxqté 3
Jeux de tournevisqté 3
Niveaux à bulleqté 3
Piquets de solqté 48
Sangles d'arrimageqté 24
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Rouleaux d'étiquettesqté 10
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 10

Décoration

Feuilles d'automneqté 10
Balles de pailleqté 12
Courgesqté 20
Nappesqté 16
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux d’affichageqté 4
Porte-nomsqté 20
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Bandes adhésivesqté 10
Cordeletteqté 6
Attaches-câblesqté 200
Décorations de tableqté 20
Bougies LEDqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 6
Louchesqté 8
Couteaux à painqté 4
Planches à découperqté 6
Conteneurs alimentairesqté 20
Thermoboxesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Épongesqté 12
Gants en caoutchoucqté 8
Essuie-toutqté 12
Conteneurs à déchets pliablesqté 8
Balayette et pelleqté 6

Catering

Courses
Cartes de menuqté 20
Cartes allergènesqté 20
Braceletsqté 300
Tickets de consommationqté 1000
Paniers de pique-niqueqté 6
Distributeurs de boissonsqté 6
Bacs à glaçonsqté 8

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis demandez le permis de marché avant de confirmer les exposants. Gardez au moins 2 à 4 semaines pour traiter une autorisation si le délai local l'exige.
Fermez les inscriptions des vendeurs au moins 10 à 14 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps d'attribuer les emplacements, de dessiner le plan des stands et de recueillir les besoins alimentaires ou électriques.
Réservez les toilettes, les prises et l'enlèvement des déchets séparément : ces services sont souvent oubliés lorsque le lieu semble déjà équipé. Vérifiez leur capacité au moins 7 jours avant l'installation.
Testez les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles avant l'ouverture. Prévoyez une vérification sur place 2 à 3 heures avant l'arrivée du public, surtout si des tentes ou des guirlandes lumineuses sont installées.
Suivez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Contrôlez les tentes, les tables et la protection contre les intempéries avant de confirmer les livraisons, les boissons au frais et les en-cas.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un marché d'automne ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, de demander le permis, d'inviter les fournisseurs et de confirmer les équipements.
Combien de temps avant faut-il inscrire les vendeurs ?: Ouvrez le formulaire d'inscription environ 4 semaines avant le marché et clôturez-le 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ensuite attribuer les emplacements et envoyer les informations de parking sans précipitation.
Quand vérifier l'électricité et les équipements des stands ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant pour confirmer les prises, les rallonges et les terminaux de paiement. Testez ensuite toute l'alimentation sur place 2 à 3 heures avant l'ouverture.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour un marché d'automne ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant et le matin du marché. Inspectez les tentes, les protections contre les intempéries, les câbles et les zones de circulation avant l'arrivée des exposants.

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