Checklist para organizar un mercado de otoño
Un mercado de otoño necesita más preparación que una simple reunión al aire libre: hay que coordinar vendedores, permisos, puestos, pagos y servicios para el público. Empieza fijando la fecha y el lugar, y deja cerrados los permisos y proveedores con varias semanas de margen. Después organiza las inscripciones, la distribución del recinto y las entregas. En los últimos días, revisa la previsión, prueba la electricidad y confirma la protección contra la lluvia.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permiso de mercado
Invitar a los proveedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Registrar a los vendedores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar puntos de electricidad
Reservar los aseos
Reservar recogida de residuos
Dibujar la distribución de los puestos
2 personas
Asignar espacios para los vendedores
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Imprimir los carteles de pago
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Crear señales de ruta
2 personas
Comprobar la protección contra la lluvia
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Probar el suministro eléctrico
2 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Ayudar a los vendedores a instalarse
3 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Dotar las cajas de cambio
2 personas
Instruir al equipo de apertura
3 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Servir el catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Apoyar a los vendedores
2 personas
Comprobar la iluminación
Encender la iluminación nocturna
2 personas
Servir los últimos bocados
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Pedir a los vendedores que desmonten
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Desmontar tiendas y puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar la vajilla y el material
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Comprobar el material alquilado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Informar a los vendedores sobre el procedimiento
Recoger objetos perdidos
Realizar la limpieza final
3 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 16
- Sillas plegablescant. 40
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 6
- Taburetescant. 10
- Mesas de cajacant. 3
- Postes separadorescant. 12
- Paragüeroscant. 4
- Percheroscant. 4
- Canaletas para cablescant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Palets vacíoscant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 80
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Neverascant. 2
- Terminales de pagocant. 3
- Altavoces móvilescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Linternas de manocant. 6
- Cajas registradorascant. 3
- Cajas de caudalescant. 3
- Calculadorascant. 3
- Listas de precioscant. 20
- Tarjetas de pinboardcant. 6
- Walkie-talkiescant. 6
- Estaciones de cargacant. 2
- Megáfonos de manocant. 2
- Linternascant. 6
- Bateríascant. 24
- Lámparas de trabajo recargablescant. 4
- Memorias USBcant. 2
- Cinta americanacant. 8
- Cintas métricascant. 3
- Maletines de herramientascant. 3
- Martilloscant. 3
- Juegos de destornilladorescant. 3
- Niveles de burbujacant. 3
- Estacas de suelocant. 48
- Cinchas de amarrecant. 24
- Impresoras de etiquetascant. 2
- Rollos de etiquetascant. 10
- Extintorescant. 4
- Chalecos reflectantescant. 10
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Farolescant. 10
Decoración
- Hojas de otoñocant. 10
- Pacas de pajacant. 12
- Calabazascant. 20
- Mantelescant. 16
- Guirnaldascant. 10
- Pizarrascant. 8
- Tableros de corchocant. 4
- Portatarjetas de nombrecant. 20
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Carteles direccionalescant. 12
- Tiras adhesivascant. 10
- Cordelcant. 6
- Bridascant. 200
- Decoraciones de mesacant. 20
- Velas LEDcant. 40
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Termoscant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
- Acumuladores de fríocant. 24
- Termos aislantescant. 6
- Cucharonescant. 8
- Cuchillos de pancant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Contenedores de alimentoscant. 20
- Cajas térmicascant. 6
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 6
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Papeleracant. 12
- Paños de microfibracant. 24
- Esponjascant. 12
- Guantes de gomacant. 8
- Toallas de papelcant. 12
- Contenedores de residuos plegablescant. 8
- Recogedor y escobacant. 6
Catering
- Compras
- Cartas del menúcant. 20
- Tarjetas de alérgenoscant. 20
- Pulserascant. 300
- Vales de consumocant. 1000
- Cestas de picniccant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 6
- Cubiterascant. 8
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y el permiso del mercado al menos 6 semanas antes. Sin esa confirmación no podrás informar con seguridad a los vendedores ni dibujar la distribución de los puestos.
- Abre el formulario de inscripción con una fecha límite clara, idealmente 3 semanas antes del mercado. Pide también las preferencias dietéticas y asigna los espacios cuando ya conozcas el número de vendedores.
- Reserva pronto los puntos de electricidad, los aseos y la recogida de residuos. Comprueba cuántas conexiones necesitas para las máquinas de café, los terminales de pago, la iluminación y los equipos de cada puesto.
- Envía la información de aparcamiento y las señales de ruta antes del día del mercado. Prepara también las tarjetas de identificación y los carteles de pago para evitar preguntas y colas durante la apertura.
- Haz una inspección final del recinto el día anterior o la misma mañana. Comprueba la protección contra la lluvia, prueba el suministro eléctrico, confirma las entregas y enfría las bebidas antes de que lleguen los primeros visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de otoño?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos y proveedores. Reserva los aseos, la electricidad y la recogida de residuos cuanto antes, y cierra las inscripciones aproximadamente 3 semanas antes.
- ¿Qué hay que preparar para los vendedores de un mercado de otoño?
- Necesitas registrar a cada vendedor, asignarle un espacio y enviarle la información de aparcamiento y montaje. Hazlo como máximo 7 días antes para que pueda confirmar sus entregas y necesidades de electricidad.
- ¿Cuándo hay que revisar el tiempo para un mercado al aire libre?
- Consulta la previsión 7 días antes y vuelve a comprobarla 48 horas antes. En la revisión final confirma la protección contra la lluvia, las carpas, la iluminación y cualquier cambio necesario en la distribución.
- ¿Cuántos puntos de electricidad hacen falta en un mercado de otoño?
- Cuenta un punto por cada equipo que necesite conexión y añade al menos 2 puntos de reserva para cajas, iluminación o sustituciones. Prueba todo el suministro el mismo día y coloca los cables bajo alfombrillas para evitar tropiezos.
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