Checklist voor een goed georganiseerd najaarsconcert

Een najaarsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek instuderen. Je moet de locatie, repetitieruimte, vergunningen en verzekering tijdig vastleggen, terwijl uitnodigingen en online publicatie bezoekers moeten opleveren. Daarna volgen de muziekpartijen, repetities, spreekteksten, vrijwilligers en entree. Gebruik deze checklist om het werk in een logische volgorde te plannen en controleer in de laatste week vooral techniek, programmaboekjes, catering en de ontvangst van bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Repetitieruimte reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Affiches verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Reserveringen bevestigen
Programma afdrukken
2 personen
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Muziekpartijen controleren
3 personen
Partijen sorteren
2 personen
Repetities plannen
2 personen
Repetities uitvoeren
20 personen
Spreekteksten schrijven
Presentator instrueren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Entreebezetting plannen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Instrumenten transporteren
4 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal en ruimtes controleren
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
6 personen
Muzieklessenaars opstellen
4 personen
Instrumenten klaarzetten
6 personen
Bladmuziek klaarleggen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Buffet inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entree en programma's verzorgen
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Bezoekers naar plaatsen wijzen
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Laatste instrumentcontrole uitvoeren
3 personen
Concert openen
Programma presenteren
Muziek uitvoeren
25 personen
Pauze aankondigen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opruimen tijdens pauze
2 personen
Tweede concertdeel aankondigen
Publiek begeleiden bij afloop
3 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

Instrumenten inpakken
6 personen
Muziekpartijen verzamelen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Muzieklessenaars opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 130
Klaptafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Entreetafel
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6
Podiumdelenaantal 6
Afzetpalenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Glazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Gebaksbordenaantal 130
Vorkenaantal 150
Taartvorkjesaantal 130
Theelepelsaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Serveerbestekaantal 12
Schalenaantal 12
Kannenaantal 8

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 30
Dirigentenlessenaar
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardlampjesaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Herfsttakkenaantal 12
Decoratieve pompoenenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Reserveer daarna meteen de repetitieruimte, zodat je repetities niet noodgedwongen in de laatste weken moet samenpersen.
Regel publiciteit niet pas wanneer het programma definitief gedrukt is. Ontwerp en verstuur uitnodigingen, publiceer het concert online en verspreid affiches ruim vóór de concertdatum.
Plan muziekpartijen in drie stappen: verzamelen, controleren en sorteren. Maak vervolgens een repetitieplanning waarin ook de spreekteksten en de instructie van de presentator zijn opgenomen.
Maak uiterlijk een week vooraf een bezettingsplan voor entree en vrijwilligers. Werk de bezoekerslijst bij, bevestig reserveringen en verzamel dieetwensen voordat je de cateringhoeveelheden bepaalt.
Test techniek en zaalopstelling tijdens een volledige doorloop. Controleer onder meer muzieklessenaars, microfoons, statieven, mengpaneel, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen; zet koffiezetapparaten en servies klaar voor de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een najaarsconcert organiseren en plannen?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf vast. Begin daarna direct met repetities, publiciteit en het controleren van vergunningen en verzekering.
Hoe lang van tevoren moet ik uitnodigingen voor een concert versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf en publiceer het concert online in dezelfde periode. Zo houd je daarna nog enkele weken over voor affiches en herinneringen.
Wanneer moet ik de muziekpartijen en repetities regelen?: Verzamel en controleer de muziekpartijen minimaal 6 weken vooraf. Plan de repetities daarna per programmaonderdeel en reserveer de laatste week voor een volledige doorloop.
Wanneer bepaal ik de catering voor een najaarsconcert?: Verwerk dieetwensen en bevestigde reserveringen uiterlijk 7 dagen vooraf in de cateringberekening. Controleer vervolgens de boodschappenlijst, het servies en de koffiezetapparaten in de laatste 2 dagen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.