Checklist para organizar tu concierto de otoño

Organizar un concierto de otoño requiere coordinar mucho más que el repertorio y el escenario. Esta checklist reúne el trabajo en orden: fecha y sala, permisos, invitaciones, inscripciones, ensayos, partituras, recepción, sonido y catering. Te ayuda a detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día, como confirmar reservas, preparar los textos del presentador o comprobar cables, micrófonos y atriles. El plan incluye 83 tareas y 54 materiales para trabajar con una visión completa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar la sala de ensayo
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Confirmar las reservas
Imprimir el programa
2 personas
Recopilar las partituras
2 personas
Comprobar las partituras
3 personas
Clasificar los lotes
2 personas
Planificar los ensayos
2 personas
Realizar ensayos
20 personas
Redactar los textos de intervención
Instruir al presentador
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Planificar la ocupación de la entrada
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Transportar instrumentos
4 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Recoger las llaves del recinto
Comprobar el salón y las salas
2 personas
Despejar el espacio del escenario
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
6 personas
Colocar los atriles
4 personas
Preparar los instrumentos
6 personas
Preparar las partituras
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Comprobar los baños
Despejar las rutas de seguridad
2 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Gestionar la entrada y los programas
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Indicar a los visitantes sus lugares
2 personas
Recibir a los músicos
2 personas
Realizar la comprobación final de instrumentos
3 personas
Abrir el concierto
Presentar el programa
Interpretar música
25 personas
Anunciar el descanso
Servir café y té
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet durante la pausa
2 personas
Anunciar la segunda parte del concierto
Guiar al público al final
3 personas
Entrega del guardarropa
2 personas
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

Empacar instrumentos
6 personas
Recopilar las partituras
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Recoger los atriles de música
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 130
Mesas plegablescant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de entrada
Percheroscant. 3
Taburetescant. 6
Piezas de escenariocant. 6
Postes separadorescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 150
Platos para postrecant. 130
Tenedorescant. 150
Tenedores de tartacant. 130
Cucharillascant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejascant. 12
Jarrascant. 8

Equipo

Atriles de músicacant. 30
Atril del director
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Luces para atril de músicacant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Ramas de otoñocant. 12
Calabazas decorativascant. 12
Arreglos floralescant. 6
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala con varias semanas de margen; después comprueba permisos y seguro antes de publicar las invitaciones.
No esperes al último ensayo para revisar las partituras: recopílalas, comprueba que todos tengan la versión correcta y clasifica los lotes por intervención o grupo.
Asigna por escrito a los voluntarios de entrada y define quién controla las inscripciones, las reservas confirmadas y las preferencias dietéticas el día del concierto.
Prepara una prueba técnica antes de abrir las puertas: comprueba micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, alargadores, regletas y luces de atril.
Calcula el catering a partir de la lista actualizada de visitantes y confirma la compra con antelación; deja listas también las tazas, vasos, copas, platos y cubiertos necesarios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de otoño?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, programa y sala, revisar permisos y seguro, y enviar las invitaciones. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar asistentes, cerrar el catering y hacer los ensayos finales.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para actualizar la lista de visitantes, confirmar reservas y calcular las cantidades del catering.
¿Cuántos ensayos hacen falta para un concierto de otoño?: Planifica al menos 3 ensayos: uno para trabajar el repertorio, otro para revisar el programa completo y un último ensayo general con intervenciones, entradas y sonido. Programa la prueba técnica el mismo día o el día anterior.
¿Qué hay que comprobar el día antes del concierto?: Revisa las partituras, el programa impreso, la distribución de sillas y mesas, la mesa de entrada y el material de sonido. También confirma voluntarios, catering, reservas e instrucciones del presentador antes de cerrar la sala.

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