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Herbstkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Herbstkonzert braucht mehr als ein gutes Programm und regelmäßige Proben. Du musst Termin und Räume früh festlegen, Einladungen und Anmeldungen koordinieren und am Veranstaltungstag Technik, Einlass, Moderation und Catering zusammenbringen. Plane außerdem Zeit für Partituren, Sitzordnung und Helfereinteilung ein. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung und zeigt, was oft erst in den letzten Tagen auffällt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Proberaum reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Konzert online veröffentlichen

  • Plakate verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Reservierungen bestätigen

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Musikpartituren sammeln

    2 Personen

  • Musikpartituren prüfen

    3 Personen

  • Partien sortieren

    2 Personen

  • Proben planen

    2 Personen

  • Proben durchführen

    20 Personen

  • Redetexte schreiben

  • Moderator einweisen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Einsatz am Eingang planen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Instrumente transportieren

    4 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Saal und Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Notenständer aufstellen

    4 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    6 Personen

  • Notenblätter bereitlegen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Einlass und Programme betreuen

    3 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Besucher zu den Plätzen weisen

    2 Personen

  • Musiker empfangen

    2 Personen

  • Letzte Instrumentenkontrolle durchführen

    3 Personen

  • Konzert eröffnen

  • Programm präsentieren

  • Musik aufführen

    25 Personen

  • Pause ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet in der Pause aufräumen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil ankündigen

  • Publikum beim Verlassen begleiten

    3 Personen

  • Garderobe ausgeben

    2 Personen

  • Türen schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente einpacken

    6 Personen

  • Musikpartituren sammeln

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    6 Personen

  • Musikpulte wegräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    5 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Abfallcontainer leeren

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 130
  • KlappischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 3
  • Empfangstisch
  • GarderobenständerAnz. 3
  • HockerAnz. 6
  • BühnenelementeAnz. 6
  • AbsperrpfostenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 130
  • GläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • KuchenplattenAnz. 130
  • GabelnAnz. 150
  • TortengabelnAnz. 130
  • TeelöffelAnz. 130
  • KaffeelöffelAnz. 130
  • ServierbesteckAnz. 12
  • SchüsselnAnz. 12
  • KannenAnz. 8

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 30
  • Dirigentenpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • NotenständerleuchtenAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • BühnentücherAnz. 4
  • HerbstzweigeAnz. 12
  • Dekorative KürbisseAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Konzertort und Proberaum möglichst mehrere Monate vorher. Prüfe dabei auch Genehmigungen und Versicherung, bevor Einladungen gedruckt oder online veröffentlicht werden.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Konzerttag ab. Aktualisiere die Besucherliste spätestens 3 bis 5 Tage vorher und bestätige Reservierungen, Ernährungswünsche sowie die geplante Sitz- oder Tischordnung.
  • Sammle die Partituren frühzeitig und prüfe jede Stimme vor der letzten Probe. Sortierte Noten, funktionierende Notenpultleuchten und ein vorbereitetes Dirigentenpult sparen am Konzerttag deutlich mehr Zeit als eine zusätzliche spontane Probe.
  • Plane den Einlass mit mindestens 2 Personen, wenn du Besucherliste, Reservierungen und Garderobe gleichzeitig abdecken musst. Lege außerdem fest, wer Moderator, Freiwillige und Technik während des Programms anweist.
  • Berechne das Catering erst nach dem Anmeldeschluss und runde bei Kaffee, Kuchen und Getränken um etwa 10 Prozent auf. Vergessen werden häufig Servierbesteck, Kaffeelöffel, zusätzliche Gläser und Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Herbstkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Programm und Location. Genehmigungen, Versicherung und Einladungen sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Wann sollten die Einladungen für ein Herbstkonzert verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vor dem Konzert, damit du Catering, Sitzplätze und Helfer einteilen kannst.
Wie viele Proben braucht ein Herbstkonzert?
Plane mindestens 3 bis 5 reguläre Proben plus eine Generalprobe ein, abhängig von Programm und Besetzung. Die Generalprobe sollte 1 bis 2 Tage vor dem Konzert oder am Veranstaltungstag mit vollständiger Technik stattfinden.
Wie viele Helfer braucht man beim Herbstkonzert?
Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einteilen: zwei am Eingang, eine Person für Catering und Garderobe sowie eine Person für Bühne oder Technik. Bei mehr als 100 Gästen kommen meist 2 zusätzliche Helfer hinzu.

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