Checklist pour organiser un concert d’automne

Un concert d’automne demande de coordonner la salle, les répétitions, les inscriptions et l’accueil du public sans laisser les détails techniques au dernier moment. Ce plan regroupe 83 tâches et 54 fournitures, de la réservation du lieu au rangement final. Tu y trouveras l’ordre des préparatifs, les vérifications administratives, le suivi des visiteurs, l’impression des programmes et la mise en place du buffet. Utilise-le comme fil conducteur dès que la date et le programme sont fixés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver la salle de répétition
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Confirmer les réservations
Imprimer le programme
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Vérifier les parties de musique
3 personnes
Trier les parties
2 personnes
Planifier les répétitions
2 personnes
Réaliser les répétitions
20 personnes
Rédiger les discours
Briefing de l'animateur
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier le personnel à l’entrée
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Transporter les instruments
4 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier la salle et les espaces
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
6 personnes
Installer les pupitres de musique
4 personnes
Installer les instruments
6 personnes
Préparer les partitions
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer le buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Gérer l'accueil et les programmes
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Orienter les visiteurs vers leur place
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle des instruments
3 personnes
Ouvrir le concert
Présenter le programme
Jouer de la musique
25 personnes
Annoncer la pause
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger le buffet pendant la pause
2 personnes
Annoncer la deuxième partie du concert
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

Emballer les instruments
6 personnes
Rassembler les partitions
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Ranger les pupitres à musique
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 130
Tables pliantesqté 10
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6
Éléments de podiumqté 6
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verresqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 150
Assiettes à gâteauqté 130
Fourchettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 130
Cuillères à caféqté 130
Cuillères à caféqté 130
Couverts de serviceqté 12
Saladiersqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 30
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes de pupitreqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Branches d’automneqté 12
Cucurbitacées décorativesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle de concert et la salle de répétition plusieurs semaines à l’avance, puis vérifie immédiatement les autorisations et l’assurance nécessaires. Ces démarches peuvent prendre plus de temps que prévu.
Planifie les répétitions avec une version à jour des partitions. Trie les parties musicales et vérifie chaque pupitre avant la première répétition pour éviter les copies manquantes.
Fixe une date limite d’inscription, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu. Recueille aussi les besoins alimentaires avant de déterminer les quantités de catering et la liste des courses.
Prépare l’accueil avec une table dédiée, une liste des visiteurs à jour et un planning de présence. Répartis les bénévoles au moins quelques jours avant le concert afin de couvrir toute la durée de l’entrée.
Teste les microphones, pieds de micro, table de mixage, haut-parleurs, rallonges et multiprises pendant une répétition. Prévois aussi les lampes de pupitre et vérifie l’alimentation électrique avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert d’automne ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont le choix de la date et du programme, la réservation des deux salles, puis la vérification des autorisations et de l’assurance.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’automne ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant le concert, puis publie l’événement en ligne et distribue les affiches. Fixe une date limite de réponse au moins 10 jours avant le jour J pour mettre à jour les inscriptions et le catering.
Combien de temps prévoir pour les répétitions ?: Prévois plusieurs séances réparties sur les semaines précédant le concert, avec une répétition technique avant l’ouverture des portes. Garde au moins 60 à 90 minutes pour tester la sonorisation, les pupitres, l’éclairage des partitions et les transitions.
Quand imprimer le programme du concert ?: Imprime le programme après la dernière validation du contenu, généralement 5 à 7 jours avant le concert. Garde quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute et les visiteurs non inscrits.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.