Nachtkerstmarkt organiseren: checklist en planning

Een nachtkerstmarkt vraagt om meer voorbereiding dan alleen kraampjes en kerstverlichting. Je legt eerst datum, programma en locatie vast, daarna regel je kraamhouders, aanmeldingen, vergunningen, stroom en leveranciers. Plan eten en drinken zo dat glühwein, soep en koffie tijdens de hele avond warm blijven. Controleer uiterlijk op de dag zelf de voorraad, weersverwachting en verlichting. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je in welke volgorde nodig hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling bevestigen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verzekering en vergunning controleren
Leveringen inplannen
Menukaart en prijzen maken
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Leveranciers bevestigen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Glühweinbasis voorbereiden
2 personen
Soepbasis voorbereiden
2 personen
Koekjes en gebak klaarzetten
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Verkoopbalies inrichten
3 personen
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Eetwaren uitstallen
3 personen
Warme dranken opwarmen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Kassa openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kraamhouders verwelkomen
2 personen
Glühwein serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Soep en broodjes serveren
3 personen
Koekjes en gebak aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eetwaren bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonmaken
2 personen
Verlichting controleren
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Restanten koelen
2 personen
Kramen afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
4 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 12
Biertafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 6
Kraamplankenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 10

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Warmhoudketelsaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Betaalterminalsaantal 3
Portofoonsaantal 6

Keuken

Soepketelsaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Soepkommenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Theelepelsaantal 80

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafelkledenaantal 20
Kerstfigurenaantal 12
Prijskaartstandaardsaantal 30
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papierdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
Contant wisselgeld
Kassaboxenaantal 3
Menubordenaantal 8
Boodschappenkrattenaantal 12
Koelelementenaantal 24
Warmtebestendige handschoenenaantal 6
Schortenaantal 12
Haarnetjesaantal 12
Voedselthermometersaantal 2
Allergenenkaartenaantal 20
Etikettenaantal 200
Marktmandjesaantal 12

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Benader daarna kraamhouders en open het aanmeldformulier, zodat je niet pas in de laatste twee weken ontdekt dat er te weinig kramen of een onhandige marktindeling is.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf de kraamindeling definitief. Noteer per kraam de benodigde stroom, houd rekening met loopruimte en controleer of verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten lang genoeg zijn.
Plan voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per bezoeker en zorg voor extra warme dranken bij koud weer. Zet dranken gekoeld klaar, maar houd glühwein, soep en koffie in aparte warmhoudketels, soepketels of thermoskannen.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van 2 tot 3 uur. Bezet in elk blok minimaal de ontvangst, drankuitgifte, keuken en aanspreekpost met portofoon; zo blijft er ook iemand beschikbaar voor leveringen of een storing.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en zet een alternatief weerplan klaar. Test lichtsnoeren, ledlampen en batterijlantaarns vóór opening en werk kabels af met kabelmatten, vooral rond kramen en looppaden.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een nachtkerstmarkt organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Gebruik de daaropvolgende weken voor kraamhouders, aanmeldingen, vergunningen, leveranciers en het vrijwilligersrooster.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een nachtkerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd extra voorraad achter de hand bij koud weer. Verdeel de voorraad over gekoelde dranken, koffie, thee en warme glühwein, zodat je niet alles tegelijk hoeft te koelen of verwarmen.
Wanneer moet de kraamindeling definitief zijn?: Bevestig de kraamindeling uiterlijk 2 weken voor de markt. Controleer daarna per kraam de stroombehoefte, openingstijden, dieetwensen en eventuele leveringen.
Wat moet ik doen als het regent of hard waait tijdens de nachtkerstmarkt?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en beoordeel opnieuw op de dag zelf. Zet partytenten, verlichting, kabelmatten en een alternatief programma klaar; bij harde wind moet je tenten en losse materialen veilig kunnen verwijderen of verplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.