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Nachtweihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Nachtweihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Weihnachtsmarkt: Beleuchtung, Strom, Wärme und ein verlässlicher Ablauf müssen gleichzeitig funktionieren. Beginne mindestens acht Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Danach folgen Standbetreiber, Anmeldungen, Genehmigungen und die Marktaufteilung. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Lieferungen und Bestände; am Veranstaltungstag kümmerst du dich vor allem um Aufbau, warme Speisen und Getränke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Veranstaltung online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung bestätigen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Versicherung und Genehmigung kontrollieren

  • Lieferungen planen

  • Speisekarte und Preise erstellen

    2 Personen

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternativen Wetterplan bereithalten

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Glühweinbasis vorbereiten

    2 Personen

  • Suppenbasis vorbereiten

    2 Personen

  • Kekse und Kuchen bereitstellen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Schilder und Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Verkaufstheken einrichten

    3 Personen

  • Kassen und Wechselgeld bereitstellen

    2 Personen

  • Lebensmittel ausstellen

    3 Personen

  • Heiße Getränke erwärmen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Kasse öffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber begrüßen

    2 Personen

  • Glühwein ausschenken

    3 Personen

  • Heiße Schokolade servieren

    2 Personen

  • Suppe und Brötchen servieren

    3 Personen

  • Kekse und Gebäck auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Speisen nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische reinigen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 8
  • MarktständeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 10
  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 50
  • StehtischeAnz. 8
  • HockerAnz. 16
  • KleiderständerAnz. 6
  • MessethekenAnz. 24

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 20
  • BatterielaternenAnz. 10

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KartenterminalsAnz. 3
  • FunkgeräteAnz. 6

Küche

  • SuppenkesselAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeetassenAnz. 80
  • SuppenschalenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • TeelöffelAnz. 80

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 20
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12
  • PreisschildständerAnz. 30
  • InfotafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • HandfegerAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • Papier-SpenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe
  • Bargeld-Wechselgeld
  • KassenboxenAnz. 3
  • MenükartenAnz. 8
  • EinkaufskistenAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 24
  • Hitzebeständige HandschuheAnz. 6
  • SchürzenAnz. 12
  • HaarnetzeAnz. 12
  • LebensmittelthermometerAnz. 2
  • AllergenkartenAnz. 20
  • EtikettenAnz. 200
  • MarktkörbeAnz. 12

Tipps

  • Lege Termin, Programm und Location spätestens acht Wochen vor dem Markt fest. Für Stände, Stromanschlüsse und Genehmigungen bleibt sonst zu wenig Zeit für Änderungen.
  • Bestätige die Standaufteilung mindestens sieben Tage vorher und prüfe jeden Stromanschluss einzeln. Verlängerungskabel und Kabelmatten sollten vor dem Aufbau an den vorgesehenen Stellen liegen.
  • Plane die Beleuchtung nicht erst bei Einbruch der Dunkelheit. Teste Lichterketten, LED-Lampen und Batterielaternen am selben Abend mindestens einmal unter realen Bedingungen.
  • Bereite Glühwein- und Suppenbasis am Vortag vor und stelle Warmhaltebehälter, Suppenkessel, Servierlöffel und Ausgießkannen bereit. Getränke sollten spätestens zwei Stunden vor Beginn gekühlt werden.
  • Erstelle den Freiwilligenplan spätestens fünf Tage vorher und teile Funkgeräte oder feste Ansprechpersonen für Aufbau, Küche und Stände ein. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und halte einen Alternativplan für Regen oder starken Wind bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Nachtweihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise acht bis zehn Wochen vorher. Termin, Location, Programm und Genehmigungen sollten in den ersten zwei Wochen feststehen, damit Standbetreiber rechtzeitig zugesagt werden können.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Nachtweihnachtsmarkt?
Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Bei kaltem Wetter solltest du zusätzlich genügend heiße Getränke einplanen, damit nicht alles gleichzeitig ausgeht.
Wann sollte ich die Stände und die Marktaufteilung bestätigen?
Bestätige die Standaufteilung spätestens sieben Tage vor dem Markt. So kannst du Stromanschlüsse, Lieferwege, Beleuchtung und die benötigten Marktstände noch anpassen.
Was muss ich am Tag vor dem Nachtweihnachtsmarkt prüfen?
Prüfe am Vortag die Wettervorhersage, Lieferungen, Bestände und die Funktionsfähigkeit der Beleuchtung. Getränke sollten gekühlt, haltbare Vorräte bereitgestellt und die Suppen- sowie Glühweinbasis vorbereitet sein.

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