Checklist para organizar un mercado navideño nocturno
Un mercado navideño nocturno necesita más coordinación que un mercadillo diurno: habrá menos luz, más consumo eléctrico y visitantes que llegan y se van durante varias horas. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde reservar el lugar y confirmar los puestos hasta preparar el vino caliente, la sopa y la iluminación. También te ayuda a cerrar a tiempo los permisos, los turnos de voluntariado y un plan alternativo si llueve.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el seguro y el permiso
Planificar las entregas
Crear el menú y los precios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Confirmar proveedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Tener listo un plan alternativo por lluvia
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar la base de vino caliente
2 personas
Preparar la base de la sopa
2 personas
Preparar galletas y pasteles
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar carteles y señalización
2 personas
Montar los mostradores de venta
3 personas
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
Exponer los alimentos
3 personas
Calentar bebidas calientes
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
Abrir la caja
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los puestos
2 personas
Servir vino caliente
3 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Servir sopa y bocadillos
3 personas
Reponer galletas y pasteles
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los alimentos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Comprobar la iluminación
Cerrar la caja
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Seguimiento
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Retirar la iluminación
4 personas
Retirar la decoración
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 8
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas de cervezacant. 10
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas altascant. 8
- Taburetescant. 16
- Percheroscant. 6
- Tablones del puestocant. 24
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 20
- Linternas a pilascant. 10
Equipo
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Mantener calientecant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Terminales de pagocant. 3
- Walkie-talkiescant. 6
Cocina
- Ollas para sopacant. 2
- Cucharonescant. 6
- Jarras de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Tazas de cafécant. 80
- Tazones para sopacant. 100
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Cucharillascant. 80
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 4
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Mantelescant. 20
- Figuras navideñascant. 12
- Soportes para etiquetas de precioscant. 30
- Paneles informativoscant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de basuracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Fregaderoscant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de papelcant. 6
Catering
- Compras
- Cambio en efectivo
- Cajas de cajacant. 3
- Carteles del menúcant. 8
- Cajas de la compracant. 12
- Acumuladores de fríocant. 24
- Guantes resistentes al calorcant. 6
- Delantalescant. 12
- Redecillas para el pelocant. 12
- Termómetros para alimentoscant. 2
- Tarjetas de alérgenoscant. 20
- Etiquetascant. 200
- Cestas de mercadocant. 12
Consejos
- Cierra la distribución de los puestos antes de confirmar a los participantes. Deja pasillos despejados y marca por adelantado dónde irán las mesas, las carpas, los percheros y los puntos de cobro.
- Revisa la electricidad durante el día, no cuando empiece el mercado. Cuenta los puntos disponibles, prepara cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables, y separa la iluminación de los equipos que mantienen la comida caliente.
- Confirma el seguro, los permisos y el plan de lluvia con antelación suficiente para poder cambiar la distribución. Las carpas, las guirnaldas de luces y las linternas a pilas deben formar parte de ese plan, no ser una compra de última hora.
- Calcula las bebidas por franjas horarias y enfría las bebidas con varias horas de margen. Prepara también termos, neveras y neveras portátiles para que el servicio no dependa de una sola máquina de café o de un único punto de almacenamiento.
- Publica los turnos de voluntarios junto con instrucciones concretas para montaje, atención y cierre. Reserva al menos una persona con walkie-talkie para resolver incidencias y comprueba el inventario antes de hacer la compra final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño nocturno?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes: primero fija la fecha, reserva el lugar y revisa permisos y seguro. Los puestos, proveedores y voluntarios deberían estar confirmados como mínimo 3 semanas antes.
- ¿Cuánta bebida necesito para un mercado navideño?
- Como punto de partida, calcula entre 2 y 3 bebidas por visitante durante las primeras 2 horas y añade un margen del 10 al 15 %. Separa las previsiones de bebidas calientes, agua y otras bebidas según la duración y el perfil del público.
- ¿Qué hay que preparar para un mercado navideño si llueve?
- Define un plan alternativo al menos 1 semana antes y decide qué puestos pueden permanecer bajo carpa y cuáles necesitan otra ubicación. Comprueba que la iluminación, los cables y los equipos eléctricos queden protegidos del agua antes de abrir.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado nocturno?
- Para un mercado pequeño, organiza como mínimo 1 persona para coordinación, 2 para montaje y desmontaje y 1 persona por cada zona de servicio activa. Añade relevos si el evento dura más de 4 horas, especialmente para bebidas calientes y cobros.
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