Nacht der Schule organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Nacht der Schule braucht mehr als ein Programm und Musik. Du planst mehrere Räume, Aktivitäten, Aufsicht, Anmeldungen und die Versorgung der Schülerinnen und Schüler. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Raumplanung bis zu Getränken, Snacks und Sicherheitskontrollen. Besonders leicht werden Teilnehmerdaten, Allergien, Schlüssel und Technik zu spät geprüft – dafür solltest du feste Fristen einplanen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
3 Personen
Räume und Aula reservieren
2 Personen
Aktivitäten pro Raum festlegen
4 Personen
Genehmigung für Schüler einholen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Elternkontakte prüfen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Allergieliste ausdrucken
Aktivitätsmaterialien prüfen
3 Personen
Spielregeln aufschreiben
2 Personen
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
2 Personen
Musikrechte prüfen
Überwachungsaufteilung erstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakte sammeln
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Feuerlöscher prüfen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Aktivitätsstationen einrichten
5 Personen
Spielmaterialien bereitlegen
3 Personen
Quizraum einrichten
2 Personen
Filmraum einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Musik testen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Präsentationsraum vorbereiten
2 Personen
Eingang ausschildern
2 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Toiletten auffüllen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Aufsichtsteam einweisen
3 Personen

Event

Besucher begrüßen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Programm vorstellen
Spielrunde betreuen
6 Personen
Kreative Aktivität begleiten
4 Personen
Sportaktivität begleiten
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Quiz moderieren
2 Personen
Filmvorführung begleiten
2 Personen
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten austeilen
2 Personen
Speiseräume sauber halten
2 Personen
Abendaktivitäten begleiten
6 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Einlass beaufsichtigen
2 Personen
In den Räumen beaufsichtigen
6 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Fundsachen sammeln
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Aktivitätenmaterialien sammeln
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Räume fegen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Böden wischen
3 Personen
Müllcontainer nach draußen stellen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Materialien verstauen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 4
Anmeldetisch
KleiderständerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
TellerAnz. 220
SchälchenAnz. 180
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 220
LöffelAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierbesteckAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 3
Ladegerät-Set

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
BasketbälleAnz. 3
SpringseileAnz. 8
KegelAnz. 20
ReifenAnz. 10
BadmintonsätzeAnz. 4
TischtennissetAnz. 2
BallonpumpeAnz. 2

Spielmaterial

BrettspieleAnz. 15
KartenspieleAnz. 10
Quiz-BuzzerAnz. 6
StifteAnz. 60
NotizblöckeAnz. 30
BuntstifteAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
ScherenAnz. 10
WürfelAnz. 20

Dekoration

BallonsAnz. 200
GirlandenAnz. 20
PapiertischdeckenAnz. 16
NamensschilderAnz. 200
Buntes PapierAnz. 10
KlebebandAnz. 8
Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
AbdeckbandAnz. 8
WimpelAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
NachtlampenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 2

Reinigung

BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
MülleimerAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4

Organisation

KlemmbretterAnz. 8
StiftehalterAnz. 8
DruckpapierAnz. 2
SammelalbumhüllenAnz. 200
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und die Aktivitäten je Raum zuerst fest. Reserviere Aula und weitere Räume anschließend schriftlich, damit Technik, Mobiliar und Aufsicht darauf abgestimmt werden können.
Schließe die Anmeldungen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung ab. Drucke Teilnehmer- und Allergieliste am Vortag aus und bewahre beide Listen am Anmeldetisch auf.
Plane für jede Aktivität klare Regeln und eine verantwortliche Aufsicht ein. Erstelle die Überwachungsaufteilung mindestens 3 Tage vorher und teile Notfall- sowie Erste-Hilfe-Kontakte allen Beteiligten mit.
Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon nicht erst beim Einlass. Baue die Technik mindestens 60 Minuten vor Beginn auf und halte Ladegeräte sowie Verlängerungskabel bereit.
Kontrolliere am Veranstaltungstag Notausgänge, Feuerlöscher und Toiletten, bevor die ersten Gäste eintreffen. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und bereite Snacks so vor, dass am Abend nur noch angerichtet werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Nacht der Schule planen?: Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumreservierung. Die Anmeldungen sollten spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung abgeschlossen sein.
Was muss man für eine Nacht der Schule einkaufen?: Plane Getränke, Snacks und die benötigten Servierutensilien wie Becher, Teller, Schälchen und Servierbesteck ein. Prüfe die Mengen anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und der erfassten Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vorher.
Wann sollte die Technik für die Nacht der Schule getestet werden?: Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 1 Tag vorher. Am Veranstaltungstag solltest du alles mindestens 60 Minuten vor dem Einlass aufbauen und erneut prüfen.
Welche Sicherheitschecks sind vor einer Nacht der Schule nötig?: Kontrolliere am selben Tag die Notausgänge, Feuerlöscher und Toiletten und kläre, wer Schlüssel und Zugang verwaltet. Die Aufsichtsverteilung sowie Erste-Hilfe- und Elternkontakte sollten spätestens 3 Tage vorher feststehen.

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