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Nuit de l’école : la checklist pour tout préparer

Une Nuit de l’école demande plus qu’un programme d’activités et quelques tables. Il faut coordonner les salles, les inscriptions, les autorisations parentales, la surveillance et les besoins alimentaires avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de l’auditorium au rangement des boissons et des encas. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent oubliés : allergies, sorties de secours, droits musicaux et accès aux clés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    3 personnes

  • Réserver les salles et l’auditorium

    2 personnes

  • Définir les activités par salle

    4 personnes

  • Obtenir l'autorisation pour les élèves

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

    2 personnes

  • Vérifier les contacts parents

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Imprimer la liste des allergies

  • Vérifier le matériel d’activité

    3 personnes

  • Rédiger le règlement

    2 personnes

  • Préparer les questions du quiz

    2 personnes

  • Créer la playlist musicale

    2 personnes

  • Vérifier les droits musicaux

  • Établir le planning de surveillance

    2 personnes

  • Recueillir les contacts des premiers secours

  • Vérifier les sorties de secours

    2 personnes

  • Contrôler les extincteurs

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Organiser les clés et l’accès

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Mettre de côté les repas spéciaux

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Mettre le buffet en place

    3 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Installer les postes d’activités

    5 personnes

  • Préparer le matériel de jeu

    3 personnes

  • Aménager la salle de quiz

    2 personnes

  • Aménager l’espace de projection

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Tester la musique

    2 personnes

  • Tester le microphone

    2 personnes

  • Préparer l’espace de présentation

    2 personnes

  • Signaler l’entrée

    2 personnes

  • Installer les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner les toilettes

    2 personnes

  • Briefer l'équipe d'inscription

    2 personnes

  • Briefer l’équipe de surveillance

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Enregistrer la présence

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Animer le tour de jeu

    6 personnes

  • Encadrer l'activité créative

    4 personnes

  • Encadrer l’activité sportive

    4 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Animer le quiz

    2 personnes

  • Animer la projection du film

    2 personnes

  • Servir le repas chaud

    5 personnes

  • Distribuer les repas adaptés au régime

    2 personnes

  • Maintenir les espaces de restauration propres

    2 personnes

  • Encadrer les activités du soir

    6 personnes

  • Fournir la musique

    2 personnes

  • Surveiller à l’entrée

    2 personnes

  • Superviser dans les salles

    6 personnes

  • Fournir les premiers secours

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Accompagner les départs

    4 personnes

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler le matériel d’activité

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Remettre les tables et les chaises en place

    5 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Balayer les salles

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    3 personnes

  • Nettoyer les sols

    3 personnes

  • Sortir les conteneurs à déchets

    2 personnes

  • Vérifier le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 12
  • Chaisesqté 180
  • Tables de buffetqté 4
  • Table d'inscription
  • Porte-manteauxqté 4
  • Portantsqté 2
  • Tabouretsqté 20

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 220
  • Assiettesqté 220
  • Petits bolsqté 180
  • Fourchettesqté 220
  • Couteauxqté 220
  • Cuillèresqté 220
  • Tasses à caféqté 80
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Couverts de serviceqté 12
  • Thermosqté 6

Équipement

  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphone
  • Pied de microphone
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Ordinateur portableqté 2
  • Projecteur
  • Écran de projection
  • Câbles HDMIqté 3
  • Kit de chargeurs

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Couteaux à painqté 3
  • Verres doseursqté 3
  • Saladiersqté 6
  • Louchesqté 8
  • Pincesqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Plats de service avec couvercleqté 8

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 4
  • Ballons de basketqté 3
  • Cordes à sauterqté 8
  • Cônesqté 20
  • Cerceauxqté 10
  • Sets de badmintonqté 4
  • Set de ping-pongqté 2
  • Pompe à ballonsqté 2

Matériel de jeu

  • Jeux de sociétéqté 15
  • Jeux de cartesqté 10
  • Buzzer de quizqté 6
  • Stylosqté 60
  • Blocs-notesqté 30
  • Crayons de couleurqté 12
  • Feutresqté 12
  • Ciseauxqté 10
  • Désqté 20

Décoration

  • Ballonsqté 200
  • Guirlandesqté 20
  • Nappes en papierqté 16
  • Badges nominatifsqté 200
  • Papier coloréqté 10
  • Ruban adhésifqté 8
  • Ruban adhésif double faceqté 6
  • Ruban de masquageqté 8
  • Guirlandes de fanionsqté 10

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 8
  • Lampes LEDqté 12
  • Lampes de nuitqté 6

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Lampes de pocheqté 6
  • Gilets de sécuritéqté 12
  • Ruban de balisageqté 2

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Aspirateurqté 2
  • Poubellesqté 12
  • Pinces à déchetsqté 4

Organisation

  • Presse-papiersqté 8
  • Pots à crayonsqté 8
  • Papier d’impressionqté 2
  • Protège-albumsqté 200
  • Caisses de rangementqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par fixer la date, le programme et les salles avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une activité clairement attribuée à chaque salle, y compris l’auditorium, pour éviter les changements de dernière minute.
  • Traitez les inscriptions avec une date limite précise, puis imprimez deux listes séparées : les participants et les allergies. Gardez les contacts des parents vérifiés à l’accueil, plutôt que dans un fichier inaccessible pendant la soirée.
  • Établissez le planning de surveillance avant de finaliser le programme. Chaque créneau doit avoir un adulte identifié, avec les contacts des premiers secours et une procédure connue en cas de problème.
  • Testez le matériel au moins 48 heures avant : enceintes, microphone, projecteur, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Vérifiez aussi les droits liés à la playlist musicale avant sa diffusion.
  • Faites les courses après avoir compté les inscrits et les besoins alimentaires, puis mettez les boissons au frais le jour précédent. Préparez les plateaux, bols, couverts de service et encas assez tôt pour ne pas mobiliser les surveillants à l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Nuit de l’école ?
Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la soirée, avec une date limite d’inscription fixée au moins 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de relancer les familles et de vérifier les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une Nuit de l’école ?
Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver les salles, obtenir les autorisations, construire le programme et organiser la surveillance. Gardez les 48 dernières heures pour les tests de matériel, les impressions et les achats manquants.
Que faut-il vérifier dans les locaux avant la Nuit de l’école ?
Vérifiez les sorties de secours, les extincteurs, les toilettes, l’accès aux clés et la circulation entre les salles au moins 7 jours avant. Refaites un passage le jour même pour confirmer que rien n’est bloqué par les tables, les portants ou le matériel technique.
Combien de boissons prévoir pour une Nuit de l’école ?
Pour le premier service, comptez environ 2 boissons par personne, puis ajoutez 1 boisson par personne et par heure si la soirée dure plus de 2 heures. Ajustez ce calcul selon la durée, l’âge des élèves et les autres boissons prévues.

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