Muziekwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een muziekwedstrijd organiseren vraagt meer dan een podium en een jury. Je moet het wedstrijdformat, reglement en de aanmeldingen vroeg vastleggen, terwijl geluidscontrole en optreedvolgorde pas later definitief worden. Plan extra tijd voor muziekbestanden, microfoons, monitorluidsprekers en kabels: technische problemen kosten snel een half uur. Deze checklist helpt je van eerste reserveringen tot het klaarzetten van juryformulieren, deelnemersinformatie en publieksmateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Juryleden benaderen
2 personen
Locatie reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Optreedvolgorde maken
2 personen
Jurycriteria afdrukken
Publieksinformatie afdrukken
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Optredens technisch controleren
2 personen
Catering bestellen
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Juryformulieren klaarleggen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Incheckbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Optredens kort soundchecken
3 personen
Jury instrueren
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Wedstrijd openen
Optredens begeleiden
4 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksstemming begeleiden
2 personen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Uitslag berekenen
2 personen
Finalisten aankondigen
Finale begeleiden
4 personen
Juryberaad begeleiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheidsmuziek draaien
Publiek uitgeleiden
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Uitslag online publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Jurytafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Podiumblokkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Laptop
Audio-interface
USB-sticksaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveertafelkledenaantal 6

Decoratie

Podiumachterdoek
Wedstrijdbanner
Richtingsbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Tafeldecoratieaantal 10
Prijstafelkleed
Waarderingscertificatenaantal 25
Trofeeënaantal 3
Medaillelintenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat, de jurycriteria en het reglement vast voordat je het aanmeldformulier maakt. Deelnemers moeten vooraf weten hoeveel minuten ze krijgen, waarop de jury let en wanneer de uitslag volgt.
Plan de technische controle uiterlijk één dag voor de wedstrijd. Test elk muziekbestand, beide draadloze microfoons, de DI-boxen, monitorluidsprekers en het mengpaneel; neem een laptop, audio-interface en minimaal 2 USB-sticks mee.
Maak de optreedvolgorde pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd, maar stuur het programma daarna direct naar alle deelnemers. Vermeld ook het tijdstip waarop zij aanwezig moeten zijn voor de soundcheck.
Regel catering en dieetwensen tegelijk met de deelnemersbevestiging. Tel juryleden, deelnemers en crew apart en zet waterglazen bij de jurytafel klaar; juryleden zitten vaak meerdere uren achter elkaar.
Reserveer op de wedstrijddag minstens 2 uur voor het openen van de locatie en de opbouw. Zet jurytafels, stoelen, podiumblokken, kabelgoten en verlichting eerst klaar en houd gaffer tape en kabelbinders bij de hand voor losse kabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met het format, de locatie, juryleden en geluidsapparatuur. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd de deelnemers en optreedvolgorde kunt bevestigen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een muziekwedstrijd?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumblokken, licht en bekabeling. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor de soundcheck met muziekbestanden, microfoons en monitorluidsprekers.
Wat moet ik aan techniek regelen voor een muziekwedstrijd?: Zorg in elk geval voor luidsprekers, subwoofers, een mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven, DI-boxen en monitorluidsprekers. Leg ook verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten, gaffer tape en kabelbinders klaar en test alles vóór de wedstrijddag.
Wanneer moet de optreedvolgorde bekend zijn?: Maak de volgorde uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd, nadat je alle aanmeldingen en technische wensen hebt verwerkt. Stuur het programma vervolgens direct naar deelnemers en druk op de dag zelf een deelnemerslijst en publieksinformatie af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.