Checklist para organizar un concurso de música
Un concurso de música necesita más que un escenario y varios participantes. Antes de abrir las inscripciones, define el formato, prepara el reglamento y confirma quién formará el jurado. Después tendrás que controlar los archivos musicales, las pruebas de sonido, el orden de actuación y la información que recibe el público. Esta checklist reúne 65 tareas y 59 materiales para avanzar en el orden correcto y evitar problemas de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el formato de la competición
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
Reservar el lugar
Reservar equipo de sonido
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Hacer el orden de actuación
2 personas
Imprimir criterios del jurado
Imprimir información para el público
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar el equipo técnico de las actuaciones
2 personas
Pedir el catering
Gestionar premios y certificados
2 personas
Enviar el programa a los participantes
Hacer la compra
3 personas
Recoger el equipo
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar las hojas de jurado
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Hacer una breve prueba de sonido de las actuaciones
3 personas
Instruir al jurado
2 personas
Recibir al público
3 personas
Abrir la competición
Coordinar las actuaciones
4 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la votación del público
2 personas
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Calcular resultados
2 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar la final
4 personas
Coordinar la deliberación del jurado
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Poner música de despedida
Despedir al público
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Seguimiento
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Publicar el resultado en línea
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 120
- Mesas del juradocant. 2
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Bloques de podiocant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces de monitorcant. 2
- Portátil
- Interfaz de audio
- Memorias USBcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Cinta gaffercant. 6
- Bridascant. 100
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
- Lámparas de bateríacant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 3
- Jarras de aguacant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cajas de hielocant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 4
- Manteles para las mesas de serviciocant. 6
Decoración
- Telón de fondo del escenario
- Banner de competición
- Señales direccionalescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Decoración de mesacant. 10
- Mantel de la mesa de premios
- Certificados de reconocimientocant. 25
- Trofeoscant. 3
- Cintas de medallacant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el reglamento antes de publicar la convocatoria. Incluye categorías, duración máxima, criterios de puntuación, horarios y qué ocurre si un participante no se presenta.
- Confirma el jurado y envíale los criterios impresos con antelación. Lleva una hoja de evaluación por actuación y prepara copias adicionales por si hay cambios en el programa.
- Reúne los archivos de música antes del día del concurso y pruébalos en el portátil, la interfaz de audio y la mesa de mezclas. Guarda una copia en al menos 2 memorias USB.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: micrófonos inalámbricos, cajas DI, monitores, altavoces, focos y cables. Fija los cables con cinta gaffer o canaletas para evitar tropiezos.
- Envía el programa definitivo a los participantes y llega con tiempo para colocar mesas, sillas y la mesa del jurado. Ten preparados los vasos de agua, las hojas del jurado, la lista de participantes, los premios y los certificados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de música?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar un lugar, contratar sonido y conseguir jurado. Deja la última semana para confirmar participantes, cerrar el orden de actuación y revisar el equipo.
- ¿Qué equipo de sonido hace falta para un concurso de música?
- Como base necesitas altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, monitores, portátil o interfaz de audio y cables de repuesto. Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada del público.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del concurso. Así puedes confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas, preparar la lista definitiva y elaborar un orden de actuación realista.
- ¿Cuánto tiempo debe durar cada actuación?
- Define una duración máxima en el reglamento y añade entre 5 y 10 minutos para cambios de instrumentos, pruebas de entrada y comentarios del jurado. Con 10 actuaciones, esos cambios pueden sumar entre 50 y 100 minutos.
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