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Checklist pour organiser un concours de musique

Un concours de musique demande de coordonner les artistes, le jury, le public et la technique dans un ordre précis. Commencez par définir le format, le règlement et le lieu, puis ouvrez les inscriptions suffisamment tôt. La semaine précédant l’événement, verrouillez l’ordre de passage, les fichiers musicaux, les besoins alimentaires et le matériel sonore. Le jour J, prévoyez du temps pour les tests techniques, l’installation de la scène et la préparation des documents du jury.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir le format de la compétition

    2 personnes

  • Contacter les membres du jury

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Réserver le matériel de sonorisation

  • Établir le règlement du concours

    2 personnes

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les participants

    2 personnes

  • Établir l’ordre des prestations

    2 personnes

  • Imprimer les critères du jury

  • Imprimer les informations au public

  • Rassembler les fichiers musicaux

    2 personnes

  • Vérifier techniquement les spectacles

    2 personnes

  • Commander le catering

  • Prévoir les prix et les certificats

    2 personnes

  • Envoyer le programme aux participants

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer l'équipement

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Préparer les formulaires du jury

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Dégager la zone du podium

    3 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Monter l’installation lumière

    2 personnes

  • Installer la table du jury

    2 personnes

  • Installer le comptoir d'enregistrement

    2 personnes

  • Installer la table traiteur

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Effectuer la balance technique

    3 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Faire une courte balance des concerts

    3 personnes

  • Informer le jury

    2 personnes

  • Accueillir le public

    3 personnes

  • Ouvrir la compétition

  • Accompagner les spectacles

    4 personnes

  • Servir les en-cas de pause

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Animer le vote du public

    2 personnes

  • Collecter les évaluations du jury

    2 personnes

  • Calculer les résultats

    2 personnes

  • Annoncer les finalistes

  • Encadrer la finale

    4 personnes

  • Coordonner les délibérations du jury

    2 personnes

  • Annonce des gagnants

    2 personnes

  • Remettre les prix

    2 personnes

  • Passer la musique d'adieu

  • Accompagner le public à la sortie

    3 personnes

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

Suivi

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Démonter le système de sonorisation

    3 personnes

  • Démonter l’installation lumineuse

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Vérifier le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner le matériel

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Publier les résultats en ligne

  • Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 120
  • Tables du juryqté 2
  • Tabourets de barqté 4
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Blocs de podiumqté 4

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Subwoofersqté 2
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 4
  • Pieds de microqté 4
  • Boîtiers DIqté 4
  • Enceintes de monitoringqté 2
  • Ordinateur portable
  • Interface audio
  • Clés USBqté 4
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Goulottes de câblesqté 12
  • Ruban gafferqté 6
  • Serre-câblesqté 100

Éclairage

  • Projecteurs de scèneqté 4
  • Pieds d’éclairageqté 2
  • Éclairage d’ambianceqté 4
  • Lampes à batterieqté 6

Vaisselle

  • Verres à eauqté 120
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Cuillèresqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Pichets à caféqté 3
  • Carafes d’eauqté 6

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Bacs à glaceqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 2
  • Couteaux à painqté 2
  • Verres doseursqté 2
  • Thermosqté 4
  • Nappes pour tables de serviceqté 6

Décoration

  • Fond de scène
  • Bannière de compétition
  • Panneaux directionnelsqté 8
  • Badges nominatifsqté 40
  • Décoration de tableqté 10
  • Nappe de remise des prix
  • Certificats de récompenseqté 25
  • Trophéesqté 3
  • Rubans de médailleqté 20

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balayette et pelleqté 2
  • Balaiqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réservez le jury et la sonorisation avant d’ouvrir les inscriptions : sans confirmation technique, vous risquez de limiter le nombre de prestations ou de modifier le format du concours.
  • Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de préparer l’ordre de passage et de recueillir leurs besoins alimentaires.
  • Demandez les fichiers musicaux au plus tard 5 jours avant l’événement et rassemblez-les sur deux clés USB. Testez chaque fichier avec l’ordinateur, l’interface audio et la table de mixage prévus.
  • Gardez au moins 2 heures avant l’ouverture du lieu pour installer les tables, les chaises, les blocs de podium, les projecteurs et les câbles. Prévoyez du ruban gaffer et des serre-câbles pour sécuriser les passages.
  • Imprimez les critères du jury, les formulaires, la liste des participants et les informations destinées au public en plusieurs exemplaires. Préparez aussi les prix et certificats avant l’arrivée des premiers candidats, car la remise des résultats laisse peu de temps pour improviser.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de musique ?
Ouvrez les inscriptions 4 à 6 semaines avant le concours. Fermez-les environ 10 jours avant la date prévue afin de vérifier les dossiers, confirmer les participants et établir l’ordre des prestations.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques ?
Prévoyez au minimum 90 minutes avant la première prestation pour tester les microphones, les fichiers musicaux, les retours, les enceintes et les projecteurs. Ajoutez 30 minutes si plusieurs artistes utilisent des configurations différentes.
Quand envoyer le programme aux participants ?
Envoyez le programme définitif 5 à 7 jours avant le concours. Il doit indiquer l’ordre de passage, l’heure d’arrivée, les consignes techniques et les éventuels changements de matériel.
Combien d’exemplaires des documents du jury faut-il imprimer ?
Imprimez un formulaire par membre du jury et ajoutez 2 exemplaires de réserve. Préparez également au moins 2 copies de la liste des participants et des critères d’évaluation pour éviter une interruption le jour J.

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