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Musikwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikwettbewerb braucht mehr als Bühne und Mikrofon. Du musst Format und Reglement früh festlegen, Jury und Technik verbindlich buchen und die Anmeldungen so bearbeiten, dass am Veranstaltungstag keine Rückfragen offenbleiben. Besonders oft werden Musikdateien, Ablaufreihenfolge und technische Proben zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau mit konkreten Aufgaben und benötigtem Material durch den gesamten Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfformat festlegen

    2 Personen

  • Jurymitglieder ansprechen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Wettkampfreglement erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Ablaufreihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Jurykriterien drucken

  • Publikumsinformationen drucken

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Aufführungen technisch kontrollieren

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Preise und Zertifikate organisieren

    2 Personen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Jurymaterial bereitlegen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Check-in-Schalter einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Auftritte kurz abmischen

    3 Personen

  • Jury einweisen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Wettkampf eröffnen

  • Auftritte betreuen

    4 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsabstimmung begleiten

    2 Personen

  • Jurybewertungen sammeln

    2 Personen

  • Ergebnis berechnen

    2 Personen

  • Finalisten ankündigen

  • Finale betreuen

    4 Personen

  • Jurysitzung begleiten

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Abschiedsmusik abspielen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage abbauen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Ergebnis online veröffentlichen

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 120
  • JurytischeAnz. 2
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • BühnenblöckeAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • Laptop
  • Audio-Schnittstelle
  • USB-SticksAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterielampenAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertischdeckenAnz. 6

Dekoration

  • Bühnenhintergrund
  • Wettkampfbanner
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 40
  • TischdekorationAnz. 10
  • Preistischdecke
  • AnerkennungszertifikateAnz. 25
  • TrophäenAnz. 3
  • MedaillenbänderAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Wettkampfformat und die Jurykriterien fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. So kennen Teilnehmende von Anfang an Dauer, Bewertung und zulässige Beiträge.
  • Reserviere Location und Tonanlage frühzeitig und prüfe die technische Ausstattung spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb. Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen und Monitorspeaker müssen zum geplanten Bühnenaufbau passen.
  • Sammle Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere sie mit der Anmeldung an, speichere eine Sicherung auf einem zweiten USB-Stick und kontrolliere jede Aufführung technisch vor dem Einlass.
  • Schließe die Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher ab. Danach kannst du Teilnehmer bestätigen, die Reihenfolge festlegen, Catering bestellen und das Programm verschicken.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Stelle Tische und Stühle auf, richte Jurytische und Bühne ein, sichere Verlängerungskabel mit Kabelkanälen oder Gaffer Tape und lege Jurymaterial sowie Teilnehmerlisten bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Musikwettbewerb organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Format, Location und Jury. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldeformular, Einladungen und Werbung fertig sein.
Wann müssen die Anmeldungen für einen Musikwettbewerb geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung idealerweise 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben genug Tage für Teilnehmerbestätigung, Ablaufreihenfolge, Ernährungswünsche und das gedruckte Programm.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau bei einem Musikwettbewerb?
Plane mindestens 2 Stunden für Mobiliar, Bühne, Licht und Ton ein. Für einen ersten Technikcheck mit allen Musikdateien solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass reservieren.
Wann sollte die Technik für einen Musikwettbewerb getestet werden?
Führe den vollständigen Technikcheck spätestens am Vortag durch und kontrolliere die einzelnen Aufführungen am Veranstaltungstag erneut. Halte außerdem mindestens einen USB-Stick als Sicherung bereit.

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