Muziekveiling organiseren: checklist en planning
Een muziekveiling vraagt meer voorbereiding dan alleen kavels verzamelen. Je moet muzieklots inventariseren, elk kavel nummeren en fotograferen, en bieders vooraf duidelijke informatie geven. Plan daarnaast tijd voor het testen van draaitafel, versterker, luidsprekers en microfoons. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van datum en locatie tot betaling en het openen van de zaal.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Veilingdatum bevestigen
Locatie reserveren
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
Muzieklots inventariseren
2 personen
Kavels nummeren
2 personen
Kavels fotograferen
2 personen
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
Startprijzen vastleggen
2 personen
Veilingcatalogus maken
2 personen
Catalogus laten drukken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringbestelling plaatsen
Biedformulieren voorbereiden
2 personen
Kavellijsten kopiëren
Betaalprocedure klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Veilingkavels controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Kavels uitstallen
3 personen
Kavels beveiligen
2 personen
Catalogi neerleggen
2 personen
Biedkaarten klaarleggen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Muziek voor ontvangst starten
Catering klaarzetten
3 personen
Kassa en betaalmateriaal controleren
2 personen
Veilingteam instrueren
4 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Biedkaarten uitgeven
2 personen
Kavels toelichten
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Veilingregels aankondigen
Eerste veilingronde leiden
2 personen
Biedingen registreren
2 personen
Verkochte kavels markeren
2 personen
Pauze aankondigen
Tafels en catering aanvullen
2 personen
Tweede veilingronde leiden
2 personen
Biedingen registreren
2 personen
Verkochte kavels veilig wegzetten
2 personen
Betalingen verwerken
3 personen
Gewonnen kavels uitgifte
3 personen
Avondpauze serveren
2 personen
Derde veilingronde leiden
2 personen
Biedingen registreren
2 personen
Eindbedragen bevestigen
2 personen
Laatste betalingen verwerken
3 personen
Laatste kavels uitgeven
3 personen
Afscheid van bezoekers
2 personen
Nazorg
Kavels tellen en controleren
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Kavels veilig opslaan
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Retourmateriaal verzamelen
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Onbetaalde kavels nabellen
Kaveloverzichten archiveren
Verkoopopbrengst afstorten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Krukkenaantal 6
- Balieaantal 2
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Draaitafel
- Versterker
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Projectiescherm
- Beamer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Batterijenaantal 12
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Lichtsnoerenaantal 4
Veilingmateriaal
- Biedkaartenaantal 80
- Kavelbordjesaantal 100
- Kavelstickersaantal 120
- Clipboardsaantal 12
- Biedformulierenaantal 150
- Veilingcatalogiaantal 100
- Pennenaantal 40
- Markeerstiftenaantal 12
- Papieren draagtassenaantal 100
- Prijstang
- Nummerrollenaantal 2
- Kassa
- Geldkist
- Betaalterminal
- Kabelbindersaantal 50
Servies
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Scharenaantal 4
- Plakbandaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Pijlbordenaantal 8
- Welkomstbord
- Routebordjesaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stofzuiger
- Dweilmopaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de datum, locatie en veilingvoorwaarden. Zo houd je tijd over voor uitnodigingen, aanmeldingen en het verzamelen van dieetwensen.
- Geef elk kavel één vast nummer voordat je foto’s en beschrijvingen maakt. Gebruik datzelfde nummer op het kavelbordje, de catalogus, het biedformulier en de kavelsticker.
- Plan het drukken van de veilingcatalogus uiterlijk 10 dagen voor de veiling. Houd daarna nog minstens 3 dagen over om fouten in prijzen, nummers en beschrijvingen te corrigeren.
- Test de volledige geluidsopstelling 1 week vooraf en nogmaals op de veilingdag. Controleer niet alleen de microfoons, maar ook mengpaneel, verlengkabels, stekkerdozen, batterijen en de aansluiting van laptop en beamer.
- Zet de betaalprocedure vóór het versturen van de uitnodigingen vast. Noteer op biedformulieren en catalogus waar en wanneer gewonnen kavels worden betaald, en leg draagtassen en pennen klaar bij de balie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een muziekveiling organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. In die periode kun je de locatie reserveren, kavels inventariseren, catalogi maken, uitnodigingen versturen en aanmeldingen verwerken.
- Hoeveel tijd kost het om muziekkavels klaar te maken?
- Reken gemiddeld 15 tot 30 minuten per kavel voor nummeren, fotograferen en beschrijven. Bij 40 kavels betekent dat ongeveer 10 tot 20 uur werk, exclusief het verzamelen van de muziekitems.
- Wanneer moet ik de veilingcatalogus laten drukken?
- Laat de catalogus ongeveer 10 dagen voor de veiling drukken, nadat kavelnummers, beschrijvingen en startprijzen zijn gecontroleerd. Plan minstens 3 dagen voor een laatste correctieronde.
- Wanneer test ik de apparatuur voor een muziekveiling?
- Test de draaitafel, versterker, luidsprekers, microfoons en het mengpaneel 7 dagen vooraf. Doe op de veilingdag nog een korte controle van maximaal 60 minuten, inclusief kabels, stekkerdozen en batterijen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!